Wie schreibe ich einen Brief?

 Vor solchen und ähnlichen Situationen stehen Tag für Tag Tausende von Betroffenen. Und da sie nicht wissen, was zu tun ist, wie sie reagieren sollen, tun sie - nichts. Dazu müsste man einen oder mehrere Briefe schreiben, aber sie kennen sich nicht aus mit den Regeln dieses sogenannten "halbprivaten Schriftverkehrs". Und so verzichten sie vielfach einfach auf ihr Recht oder machen etwas falsch. Hunderttausende von Ansprüchen aus Schadensersatz, Reklamation, falscher Behandlung durch Behörden oder aus ähnlichen Fällen werden deshalb gar nicht erst geltend gemacht.

 

Halbprivater Schriftverkehr

Halbprivater Schriftverkehr (Bild: einzmedia / pixelio.de)

Welche Regeln gelten für einen „offiziellen Brief“?

Vielleicht haben Sie schon einmal von den Normen für den Schriftverkehr, zum Beispiel
DIN 5008
gehört. Machen Sie sich keine Sorgen; kein Mensch kann von Ihnen als Privatmann die Einhaltung dieser Regeln verlangen. Aber einige elementare Dinge sollten Sie schon beachten.

Für den halbprivaten Schriftverkehr gelten folgende Grundsätze:
Alle Informationen sollten kurz, klar und eindeutig sein, das gilt für alle Absätze des Briefes.
Das Format ist grundsätzlich DIN A4, auch wenn nur wenig mitzuteilen ist.
Handschriftlich ist out; wenn es eben geht, schreiben Sie mit dem Computer oder mit der Schreibmaschine. Die Schrift ist einfach und klar (zum Beispiel Arial), die Schriftgröße ist 12.

Briefkopf: Absenderangabe und Empfängeradresse

Der Absender des Briefes steht links oben und sollte folgende Angaben enthalten (untereinander): den vollständigen Namen des Absenders, Straße und Hausnummer, Postleitzahl und Ort, Telefon, falls vorhanden E-Mail-Adresse. Darunter folgt die Adresse des Empfängers. Auch da gibt es einiges zu beachten, zum Beispiel Postvorschriften; lesen Sie dazu den Artikel "Die richtige Anschrift nach Postvorschrift und DIN 5008"

 

Einleitung des Briefes

Der Brief beginnt mit dem Datum am rechten Rand des Briefes (rechtsbündig). Schreiben Sie entweder in der deutschen Schreibweise (21. Febr. 2011) oder in der amerikanischen Schreibweise (11-02-21).
Dann folgt – jetzt wieder am linken Rand (linksbündig) – der Hinweis, worum es eigentlich geht. Dieser Hinweis besteht aus zwei Bestandteilen, zum einen aus der Nummer, mit der Sie beim Empfänger registriert sind (zum Beispiel Rechnungsnummer, Mitgliedsnummer, Kassenzeichen, Vertragsnummer etc.) und aus dem Anlass Ihres Briefes (zum Beispiel Kündigung, Einspruch, Reklamation etc.).
Danach in neuer Zeile steht die Anrede und zwar immer, auch dann, wenn Sie den Mitarbeiter oder die Sachbearbeiterin gar nicht kennen; dann schreiben Sie "Sehr geehrte Damen und Herren,". Wenn sie den Namen kennen, schreiben Sie "Sehr geehrter Herr...," oder "Sehr geehrte Frau...,". Nach der Anrede steht immer ein Komma.

Hauptteil des Briefes

Der Hauptteil besteht aus drei Teilen:

Was wollen Sie? Sagen Sie in maximal zwei Sätzen, was Sie wollen, zum Beispiel: "ich kündige hiermit den oben genannten Vertrag." oder "gegen diesen Bußgeld-Bescheid lege ich Widerspruch ein." oder "an meiner Waschmaschine reklamiere ich einen Schaden."

Wie begründen Sie das? Auch da beschränken Sie sich in aller Kürze auf das Nötigste, zum Beispiel: "Ich habe mir das Abonnement an der Tür aufschwatzen lassen und mache nun von meinem gesetzlichen Widerrufsrecht Gebrauch." oder "Der beiliegende Parkschein zeigt, dass ich die Parkgebühr ordnungsgemäß bezahlt habe. Er ist wahrscheinlich beim Schließen der Tür auf den Boden gefallen." oder "Die Waschmaschine ist neun Monate alt, der Timer funktioniert nicht mehr."

Was ist noch zu sagen? Dieser Teil ist natürlich nur dann wichtig, wenn Sie noch etwas zu sagen oder zu fragen haben, zum Beispiel: "Ich bitte um Information, wie Sie den Schaden regulieren wollen."

Grundsätzlich gilt: Schreiben Sie nur das Nötigste. Wenn der Sachbearbeiter Einzelheiten wissen will, wird er nachfragen, und dann können Sie direkt darauf antworten.

Der Hauptteil endet mit dem Gruß "Mit freundlichen Grüßen" (auch wenn Sie sauer sind) und darunter mit Ihrer Unterschrift.

Anlagen zum Brief

Wenn Sie Belege haben, mit denen Sie Ihre Begründung untermauern können, sollten Sie diese dem Brief beilegen (zum Beispiel den Parkschein) – aber nur als Kopie. Fügen Sie unter Ihrer Unterschrift das Wort Anlage(n) ein und zählen darunter die beigefügten Belege auf.

Jetzt haben Sie Ihre Pflicht getan, um Ihre Ansprüche zu wahren. Alles weitere ergibt sich aus der Antwort des Empfängers Ihres Briefes.

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Klaus J. Uhlmann

kjuhlmann, am 25.11.2011
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Autor seit 3 Jahren
38 Seiten
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