Excel-Tutorial 4: Die Verwendung von Funktionen

Zellbezüge

Relative und absolute Zellbezüge

Die größte Schwierigkeiten bei der Verwendung von Funktionen ist die Syntax. Unter Syntax versteht man die Regeln zum Aufbau einer Funktion, die auf jeden Fall eingehalten werden müssen. Sonst versteht Excel die Funktion nicht. Die grundlegenden Regeln, die Sie in diesem Abschnitt kennenlernen werden, sind bei allen Funktionen in Excel gleich:

FUNKTIONSNAME(Argument1;Argument2;...;Argumentn)

Eine Funktion wird durch einen eindeutigen Namen identifiziert. Im Allgemeinen beschreibt der Name bereits das Ergebnis der Funktion, wie z.B. MITTELWERT, SUMME usw. Es gibt natürlich auch komplexere Funktionen wie SVERWEIS oder WENN, deren Ergebnis nicht einfach aus dem Namen erschlossen werden kann. Ihnen werden eigene Artikel gewidmet.

Um ihre Arbeit durchführen zu können, benötigt die Funktion sogenannte Argumente - Zahlen oder Texte. Die Argumente können aus Zellen oder Zellbereichen stammen. Als einfaches Beispiel betrachten wie die Funktion SUMME. SUMME berechnet die Summe aus mehreren Zahlen. Was benötigt die Funktion wohl als Argumente, um diese Aufgabe durchführen zu können? Genau, die Zahlen, deren Summe ermittelt werden soll. Ähnlich verhält es sich bei der bereits erwähnten Funktion MITTELWERT. Um den Mittelwert berechnen zu können, werden ebenfalls Zahlen benötigt. Das sind die Argumente.

Aber es gibt auch Funktionen, die keine Argumente erhalten. Die Funktion HEUTE ermittelt das heutige Datum. Um dies zu tun, braucht sie keine weiteren Informationen; folglich muss der Benutzer ihr keine Argumente mitgeben. Die Argumente stehen immer in runden Klammern. Mehrere Argumente werden durch Strichpunkte (Semikolon) voneinander getrennt. Andere Symbole wie Punkt oder Komma werden an dieser Stelle nicht erkannt! Die Klammern müssen immer stehen, auch wenn die Funktion keine Argumente erhält. Dann werden leere Klammern geschrieben.

Um eine Funktion zu verwenden, muss sie aufgerufen werden. Das bedeutet, Sie schreiben den Namen der Funktion und die Argumente in Klammern in Ihr Tabellenblatt. Dazu aber später mehr.

Funktionen werden wie Zahlen in Formeln verwendet. Diese müssen wie jede andere Formeln mit dem Gleichheitszeichen beginnen. Wenn Sie anschließend den ersten Buchstaben des Funktionsnamens eingeben, springt Excels AutoVervollständigen an: Eine Liste mit Funktionen, die mit diesem Buchstaben beginnen, wird angezeigt. Sie können die Anzeige durch Eingabe weiterer Buchstaben einschränken oder Sie wählen mit den Pfeiltasten die gewünschte Funktion aus und betätigen die Tab-Taste. Excel trägt die ausgewählte Funktion automatisch ein. Natürlich können Sie den Funktionsnamen auch vollständig ausschreiben.

Versuchen Sie das einmal mit der eben ermittelten Sinusfunktion, indem Sie die folgende Formel eingeben: =SIN(5). Nun wird in die Zelle das Ergebnis dieser Berechnung eingetragen: -0,95892427

Natürlich können Sie Funktionen auch in einer Berechnung verwenden. Geben Sie diese Funktion ein: =SIN(5) + 6. Sie sehen, dass Excel mit dem Ergebnis dieser Funktion weitergerechnet hat. Stellen Sie sich das so vor: An die Stelle des Funktionsaufrufs wird das Ergebnis der Berechnung eingetragen. Sobald alle Funktionen abgearbeitet wurden, wird das endgültige Ergebnsi berechnet. Sehen wir uns noch ein Beispiel an:

=COS(5) + SIN(6) - 10

Zuerst werden die beiden Funktionen ausgerechnet. Excel "denkt sich" also die folgende Formel: 0,28366219 + -0,2794155 - 10. Sie sehen, dass die berechneten Ergebnisse an die Stellen der Funktionsaufrufe eingetragen wurden. Nun wird das endgültige Ergebnis berechnet. Natürlich führt Excel dies alles in einem Schritt aus.

Damit das alles nicht zu einfach wird, möchte ich Ihnen an dieser Stelle noch verschachtelte Funktionen vorstellen - sehr wichtig in Excel. Dabei sind Funktionen Argumente für andere Funktionen. Das klingt schwieriger als es ist. Sie müssen bedenken, dass die innere Funktion zuerst ausgewertet wird, da ihr Ergebnis schließlich ein Argument für die äußere Funktion ist. Betrachten wir dazu am besten das folgende Beispiel:

=SUMME(MAX(A1:A8); MIN(A1:A8))

Innerhalb der Funktion SUMME werden einmal die Funktion MAX und einmal die Funktion MIN aufgerufen. Sehen wir uns an, wie dieser Aufruf in drei Schritten abgearbeitet wird, dabei werden zuerst die beiden inneren Funktionen MAX und MIN ausgewertet. Achten Sie darauf, wie die Ergebnisse der beiden inneren Funktionen für die äußere Funktion verwendet werden:

1. Zuerst wird das Maximum berechnet: =SUMME(54; MIN(A1:A8))
2. Nun wird die Funktion MIN berechnet: =SUMME(54; 1)
3. Jetzt sind beide Argumente der Funktion SUMME berechnet und diese kann mit den Ergebnissen der beiden inneren Funktionen aufgerufen werden. Das Ergebnis lautet 55.

Natürlich sehen Sie diese drei Schritte nicht, sondern Excel zeigt sofort das Ergebnis an. Aber Sie müssen das Prinzip verstehen, wie Excel solche Formeln auswertet. Nur dann können Sie komplexe aber dennoch syntaktisch korrekte Formeln erstellen.

Sie wissen nun, dass Funktionen in Excel nichts anderes sind als vorgefertigte, komplexe Formeln, die Sie einfach über deren Namen ansprechen können. Viele Funktionen erwarten Argumente oder Parameter - Werte, die die Funktionen für ihre Berechnungen benötigen. Erwartet eine Funktion keine Parameter, müssen dennoch beim Funktionsaufruf die leeren Klammern hinter dem Namen stehen.

Eine Funktion wird verwendet, indem man sie in einer Formel an die Stelle schreibt, an welcher das Ergebnis der Funktion auftauchen soll (Funktionsaufruf). Halten Sie sich bei dem Aufruf unbedingt an die Syntax der Funktion; schreiben Sie Argumente immer in runde Klammern hinter den Funktionsnamen und trennen Sie mehrere Argumente durch Semikolon voneinander.