Wenn Sie ein Firmenevent planen, ähnelt das der Planung Ihres Urlaubs. Sie denken darüber nach, wie viel freie Zeit Sie haben, was Sie im Urlaub unternehmen wollen; wo und mit wem. Sie organisieren also! Nur weil demnächst ein großes Event ansteht, müssen Sie sich vor dessen Planung nicht fürchten. Mit Sicherheit wird es Sie herausfordern, da Sie vieles zu beachten haben, doch kann dies gerade deshalb Freude bereiten. Dabei ist jede Veranstaltung aufs Neue anders und stellt unterschiedliche Anforderungen.

Checkliste - Auf diese Aspekte sollten Sie bei der Eventplanung achten

 

Diese Aspekte sollten Sie bei Ihrer Eventplanung berücksichtigen:

  1. Die Vorbereitungen, um Ihr Firmenevent zu planen - Bevor das Event starten kann, müssen grundsätzliche Fragen geklärt werden wie zum Beispiel: Wer übernimmt welche Aufgaben? Es kann sehr nervig sein, wenn alle Last bei nur einer Person liegt. Daher tut es gut, diese auf mehrere willige Personen zu verteilen. Doch dazu bedarf es einer klaren Aufgabenverteilung. Dies mündet darin, dass jeder weiß, was wer zu tun hat. Jemand übernimmt beispielsweise die Technik, da er sich gut damit auskennt. Wieder ein anderer übernimmt die Planung für die Verpflegung, weil sie gutes Essen zu schätzen weiß. So erleichtern Sie sich nicht nur die Arbeit, wenn Sie das Firmenevent planen, sondern stärken zugleich auch das kollegiale Miteinander, weil alle zusammenarbeiten!

    So wie Sie eventuelle Kollegen mit ins Boot holen, so sollten Sie auch Dienstleistern - die Sie engagieren - mitteilen, welche Aufgaben sie haben. Dazu gehören, dass ihnen nicht nur mitgeteilt wird, wann und wo die Veranstaltung stattfindet, sondern auch welche Vorbereitungen vorab getroffen werden müssten. Eventuell gibt es auch Sonderwünsche, die erfüllt werden wollen. Damit der Aufbau der Technik oder beispielsweise das Bereitstellen des Buffets rechtzeitig klappt, muss frühzeitig und dank weiterer helfender Hände begonnen werden. Dies kann jedoch auch darin resultieren, dass der Dienstleister Vorsorge treffen soll, falls bestimmte Dinge ausfallen. So schützen Sie sich davor, dass Ihr Firmenevent abgesagt werden muss, weil unvorhergesehene Probleme auftraten und man nicht reagieren konnte.

    Wenn Sie Menschen um sich herum instruieren, dann nur deshalb, weil Sie wissen, was Sie wollen. Dazu gehört auch, dass Sie wissen, ob es sich um eine Weihnachtsfeier, ein Sommerfest oder um eine Betriebsfeier handelt. Denn je nach Art des Events, stellt man bestimmte Anforderungen an die Veranstaltung. Und ebenfalls richten sich die Kosten danach. Daher tut es gut, wenn Sie mit Ihren Kollegen beziehungsweise mit Ihren Chefs besprechen, wie hoch das zur Verfügung stehende Budget ist.

  2. Laden Sie Mitarbeiter, Partner, Kunden und Gäste ein.

    Sie tun gut daran, dass kommende Event mindestens zwei Monate zuvor geplant zu haben. Fragen Sie sich "warum”? Damit Sie genügend Zeit haben, nun die Einladungskarten und - E-Mails zu versenden. Und deren Antworten abzuwarten! Wenn Sie erst zwei Wochen vor Beginn die Einladungen versenden, gehen Sie das Risiko ein, dass einige Kollegen und wichtige Gäste absagen müssen, weil das Event so kurzfristig ist, da sie erst jetzt die Einladung erhalten haben. Anders verhält es sich natürlich, wenn Sie die Einladungen früher versenden. Sie geraten nicht in unnötigen Stress und Ihre Gäste können sich in aller Ruhe das Event vormerken, zu- beziehungsweise absagen. Somit erleichtern Sie die Planung für alle teilnehmenden Menschen!

  3. Wann findet das Firmenevent statt? - In Punkt 2 haben Sie erfahren, dass es wichtig ist, sich frühzeitig um die Bestätigung zur Teilnahme der Gäste zu kümmern. Dem geht natürlich voraus, dass Sie den Veranstaltungstermin möglichst so legen, dass auch alle kommen können. Und wenn Sie dies für eine Nichtigkeit halten (sollten). So fragen Sie sich, wieso die Bundestagswahl an einem Sonntag stattfindet….

    Legen Sie also das Event so, dass es möglichst nicht in die Ferienzeit fällt - auch nicht zur Schulferienzeit. Denn einige Mitarbeiter sowie Gäste werden Familie und damit Kinder haben. Dies bedeutet, dass man entweder in den Urlaub fährt oder Zeit mit seiner Familie verbringen will. Ebenso sollten Sie auf den internen Firmenkalender blicken, um Überschneidungen mit wichtigen Presseterminen, Messeauftritten oder Vorstandssitzungen zu vermeiden! Auf diese Weise erhöhen Sie die Chance, dass so gut wie alle kommen könnten, weil sie die Zeit dafür haben.

  4. Wo findet die Veranstaltung statt? - Wie der Termin so ist auch die Location wichtig!

    Firmenevent planen
    Photo by Drew Coffman on Unsplash

    Sie sollte nicht zu weit weg sein, sodass sie immer noch gut zu erreichen ist. Ebenso sollten Sie darauf achten, dass die Lokalität auch mit den öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar ist, denn nicht alle haben ein Auto. Apropos Auto: Wenn die Mehrheit der Gäste mit dem Auto kommen sollte, sollten ausreichend Parkplätze zur Verfügung stehen. Fertigen Sie am besten noch einen Fahrplan an für Ihre Gäste. Dieser sollte die beste öffentliche Verbindung und die beste Verbindung mit dem Auto aufweisen. Dies ist besonders dann lohnend, wenn Sie den Fahrplan den Einladungen beifügen!

    Je nachdem wie viele Teilnehmer zugesagt haben, sollte die Location nicht zu groß und nicht zu klein ausfallen. Ist sie zu klein, fühlt man sich beengt. Ist sie zu groß, fühlt man sich beschämt aufgrund der überschaubaren Anzahl an Gästen. Sie sollte also passen!

    Dabei muss sich eine Eventlocation nicht immer ‘außerhalb' befinden. Sie kann auch die Räumlichkeiten der Firma - wenn sich diese dafür eignen - sein oder eine Freifläche in der Nähe geeignet für Sommerfeste. Hinzukommt die Frage, ob Sie noch weitere Ausstattungen wie Bars, Bestuhlung, Tische, Beleuchtung und Dekorationen wünschen. Wenn die gewünschte Location all das zur Verfügung stellt, sparen Sie sich die Kosten, all diese Extras hinzuzubuchen.

  5. Für Unterhaltung sorgen - Unterhaltung bedeutet nicht ausschließlich, dass Showacts für Firmenevents gebucht werden. Es ist ebenso unterhaltsam, wenn Sie als Verantwortlicher ein Motto vergeben. Denn ein Motto bildet auch so etwas wie einen roten Faden für Ihr Event. Und gibt dem ganzen somit Struktur. Diese Mottos können sowohl lustig sein, wie auch professionell, wenn sich die Veranstaltung darum dreht, dass man ein Produkt vorstellt oder Kunden bei einem Kundenevent beeindrucken will. Je nachdem also prägt ein Motto beziehungsweise das Ziel hinter dem Event die Veranstaltung selbst. Danach richtet sich auch der Dresscode, die Location, die Ausstattung, das angebotene Essen, die Unterhaltung an sich sowie die gesamte Planung des Firmenevents. Es wird zu dessen Charakter.

    Ebenfalls ist zu überlegen und entsprechend in den Ablauf einzubinden: Unabkömmliche Elemente wie die Eröffnungsrede des Chefs, Vorführungen eines Produktes oder die Präsentation wichtiger Geschäftszahlen. Solche Elemente müssen stattfinden, wenn sie denn gewollt sind. Und dürfen daher nicht mit anderen Unterhaltungselementen kollidieren. Bands oder extra gebuchte Künstler müssen dahingehend eingestimmt werden. Dabei können Unterhaltungskünstler auch die Gäste beim Sektempfang unterhalten. Sollen die Gäste unterhalten werden oder soll der Entertainer die Gäste in dessen Show einbinden? Über all das sollten Sie sich vorab im Klaren sein, sodass auch die Unterhaltung bestmöglich gelingt. 

  6. Das Essen - Natürlich darf das Catering nicht fehlen, wenn Sie das Firmenevent planen!

    Eventplanung
    Photo by NeONBRAND on Unsplash

    Durch Punkt 2 haben Sie bereits gelernt, dass Sie Planungssicherheit gewinnen, wenn Sie durch das Versenden der Einladungen auch Rückmeldung darüber erhalten, was jeder zu essen haben würde wollen. Wird Buffet oder Menü bevorzugt? Und wenn ja, sollen vegane und vegetarische Alternativen geboten werden? Gibt es Gäste, die allergisch auf bestimmte Zutaten reagieren? Auch das muss bei der Essensplanung bedacht und mit dem Caterer besprochen werden.

    Noch ein wichtiger Hinweis: Bei einem Buffet herrscht frei Platzwahl. Doch bei einem Menü, bedarf es einer festen Sitzordnung, da die Kellner das Essen bringen.

Wenn Sie diese Checkliste zum Planen Ihres Firmenevents behalten und anwenden - sie als eine Art Ratgeber betrachten - brauchen Sie keine Angst davor haben, dass Sie die typischen Fehler begehen. Diese sind zumeist: Fehlplanung, Überbuchung, Terminüberschneidung oder auch ein fehlender roter Faden.


Und nun? Ran an die Planung!

Christian_Glade, am 18.08.2017
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Bildquelle:
Heimo Cörlin (Frohes Fest: Texte für Weihnachtskarten)

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