Sparen leicht gemacht - mit dem Lexware Finanzmanager (Bild: sipa / Pixabay)

Nichts als die Wahrheit

Vorweg: das ist kein Werbeartikel für Lexware, denn die Software hat aus meiner Sicht einige Schwachstellen, die im Alltag richtig nerven können. Auch gibt es andere Programme, wie zum Beispiel "Wiso Mein Geld", die ähnlichen Funktionen bieten - und sicherlich ebenso viele Stärken und Schwächen haben.

Dennoch möchte ich den Finanzmanager inzwischen nicht mehr missen, hat er mir doch ein sehr klares Bild über meine Einnahmen und Ausgaben vermittelt. Außerdem hilft er mir, mein Budget zu planen und regelmäßig zu prüfen. Die Kosten von ca. 40 Euro hat die Software schon lange wieder eingespielt.

Dieser Artikel soll keine Gebrauchsanweisung für das Programm sein und auch nicht jede kleinste Funktionalität bis ins letzte Detail vorstellen. Stattdessen sollen die Möglichkeiten, aber auch die Grenzen des Finanzmanagers im täglichen Einsatz aufgezeigt werden. Außerdem gibt es noch einige wertvolle Tipps für den Einstieg.

Warum ein elektronisches Haushaltsbuch?

Wissen Sie, wie viel Geld Sie im letzten Monat / letzten Quartal / letzten Jahr für Lebensmittel ausgegeben haben?

Was hat Sie Ihr Auto letztes Jahr inklusive Sprit, Pflege, Reparaturen, Reifenwechsel usw. gekostet?

Welchen Anteil hat die monatliche Miete an Ihren Gesamtausgaben?

Wie viel haben Sie in den letzten fünf Jahren pro Jahr für Strom ausgegeben? Und für Versicherungen?

Können Sie sich dieses Jahr noch die ersehnte Fernreise leisten?

Mit einem gut gepflegten elektronischen Haushaltsbuch sind diese Informationen nur wenige Klicks entfernt.

Wenn Sie mit einer Software wie dem Lexware Finanzmanager zu arbeiten beginnen, werden sehr wahrscheinlich drei Dinge passieren:

  1. Sie werden einige Aha-Erlebnisse haben, zum Beispiel wenn Sie zum Spaß einmal Ihre Ausgaben mit dem Bundesdurchschnitt vergleichen oder in Ihren Auswertungen erkennen, wie sehr Sie manche Posten über- oder unterschätzt haben.
  2. Alleine durch die Beschäftigung mit dem Thema werden Sie schnell damit beginnen, Einsparpotentiale bei Ihren Ausgaben zu entdecken – und das kann, man glaubt es beim Gedanken an das Thema Buchhaltung kaum, Spaß machen.
    Es motiviert einfach, über die Monate zu beobachten, wie bestimmte Ausgaben sinken und welche gewaltigen Einsparungen Sie bereits durch kleine Änderungen beispielsweise Ihrer Einkaufsgewohnheiten erreichen können. Genauso macht es Freude, sich von den Ersparnissen mit gutem Gewissen endlich das zu gönnen, was man sich vorher nicht leisten konnte oder wollte. Oder einfach seinem Sparkonto beim Wachsen zuzusehen. 
    Möglicherweise erleben Sie aber beim Einsatz der Software auch einen unangenehmen Moment der Wahrheit und müssen akzeptieren, dass Sie über Ihre Verhältnisse leben. Aber immer noch besser, als wenn Sie diese Erkenntnis erst drei Tage vor der Privatinsolvenz gewinnen, richtig?
  3. Falls Sie mit dem Girokonto öfter ins Minus rutschen und die horrenden Zinsen dafür bezahlen, kann Ihnen das elektronische Haushaltsbuch helfen, Disziplin zu üben und böse Überraschungen ("Verdammt, der Jahresbeitrag für die Lebensversicherung wird ja diesen Monat abgebucht.") zu vermeiden. Allein dieser Punkt wird Ihnen schon bares Geld sparen.

Lexware Finanzmanager: Was er kann

Konten anlegen und synchronisieren

Die Software bietet Ihnen die Möglichkeit, eine Vielzahl an Konten einzurichten und zu pflegen, beispielsweise Giro-, Tagesgeld-, Kreditkarten-, Festgeld- oder Bargeldkonto.

Der Clou: Sie haben die Möglichkeit, fast alle Konten, auf die Sie über Onlinebanking zugreifen können, in den Lexware Finanzmanager einzubinden. Damit liegen alle Buchungen, die über diese Konten laufen im System bereits vor, also zum Beispiel Miete, Versicherungen oder Gehalt. Diese Buchungen können Sie dann sehr leicht bestimmten Kategorien zuordnen.

Automatische Zuordnung zu Kategorien

Sie können beliebig viele solcher Kategorien anlegen und über die sogenannte "Regelverwaltung" dem Lexware Finanzmanager beibringen, Buchungen automatisch einer bestimmten Kategorie zuzuordnen.

Beispiel 1: Ihre Miete wird immer am Ersten jedes Monats in einem gleichbleibenden Betrag vom selben Konto von Ihrem Vermieter abgebucht. Mit diesen Informationen können Sie im Finanzmanager problemlos eine Regel erstellen. In Zukunft müssen Sie diese Buchung nicht mehr von Hand der Kategorie "Miete" zuordnen, das passiert automatisch.

Beispiel 2: Sie tanken regelmäßig bei ARAL. Die Kosten betragen immer mehr als 50 Euro für eine Tankfüllung. Außerdem lassen Sie dort regelmäßig Ihr Auto mit verschiedenen Waschprogrammen säubern. Die Preise liegen aber immer unter 50 Euro pro Wäsche.
Nun können Sie im Finanzmanager zwei Regeln erstellen. Die erste ordnet Abbuchungen von ARAL auf Ihrem Konto von 50 oder mehr Euro automatisch der Kategorie "Tanken Auto" zu. Die zweite Regel kategorisiert alle Buchungen von ARAL unter 50 Euro als "Reinigung Auto".

Sie haben natürlich auch die Möglichkeit, jede Buchung von Hand zu überarbeiten. Wenn Sie, um im obigen Beispiele zu bleiben, nur für 40 Euro getankt haben, können Sie die von der Regel als "Reinigung Auto" markierte Buchung ganz einfach auf "Tanken Auto" ändern.

Klassen bringen noch mehr Überblick

Zudem gibt es noch sogenannte "Klassen". Hier können Sie mehrere Kategorien zusammenfassen.

Um das Beispiel "Auto" weiterzuführen: Sie vergeben eine Klasse namens "Auto" und kennzeichnen die Kategorien "Tanken Auto" und "Reinigung Auto" beide als Bestandteile der Klasse "Auto". Außerdem packen Sie noch Kategorien für Autoreparatur, Reifenwechsel und gekauftes Zubehör dazu. Zukünftig können Sie sich die Klasse "Auto" ansehen und es werden alle obigen Buchungen aus den definierten Kategorien gezeigt. So sehen Sie dann, was Sie Ihr Auto insgesamt im letzten Jahr an Kosten verursacht hat.

Erfreulicherweise liefert Lexware bereits einige Kategorien, Klassen und Regeln mit. Viele davon funktionieren für die meisten Nutzer schon sehr gut. Außerdem kann man sich an Ihnen die vielfältigen Möglichkeiten der Regelerstellung ansehen. Natürlich können Sie jede dieser Regeln aber auch anpassen oder löschen, so wie sie Ihrem persönlichen Bedarf entsprechen.

Mit dieser Funktionalität haben Sie nun schon das Handwerkszeug, um ein komplettes elektronisches Haushaltsbuch zu pflegen bzw. vom Lexware Finanzmanager pflegen zu lassen.

Budget erstellen

Und es geht noch mehr: Sie können auf Basis dieser Kategorien und Ihren Erfahrungen oder Vermutungen ein auf die Zukunft gerichtetes Budget erstellen.

Beispiel: Sie wissen aus den letzten 12 Monaten, dass Sie im Monat ungefähr 150 Euro Tankkosten haben, das entspräche 1.800 Euro pro Jahr. Allerdings sind Sie nächstes Jahr im August vier Wochen im Urlaub und werden in der Zeit keinen Sprit brauchen. Entsprechend tragen Sie nun in Ihrem Budget unter "Auto Tanken" für das kommende Jahr in allen Monaten außer August die 150 Euro ein. Damit beträgt Ihr geschätztes Budget für das Gesamtjahr 1.650 Euro. Zukünftig können Sie durch eine sogenannte "Budgetauswertung" sehen, ob sich Ihre Annahme mit der Realität deckt oder nicht. 

Mit diesen drei Schritten, also

  • Konten in Lexware einbinden
  • Kategorien, Klassen und Regeln vergeben
  • Budget für alle Kategorien für das Jahr festlegen

können Sie jetzt Ihre tatsächlichen Ausgaben und Einnahmen mit Ihrem geplanten Budget vergleichen und sehen, wo Sie finanziell stehen.

Natürlich bietet das Programm noch eine Menge anderer Möglichkeiten, z.B. die Verwaltung eines Wertpapierdepots, das Einrichten von Sparzielen und Krediten, oder das Tätigen von Überweisungen direkt aus dem Programm mit einer Schnittstelle zum Online-Banking.

Für mich sind die bereits beschriebenen Funktionalitäten aber mit Abstand die interessantesten.

Wenn Sie dieses Aufgabenpaket erfolgreich abgearbeitet haben, dauert die Zuordnung der Buchungen pro Tag weniger als zwei Minuten. Für die Erstellung eines Jahresplans können Sie etwa ein bis zwei Stunden pro Jahr veranschlagen. Das ist hervorragend investierte Zeit.

Lexware Finanzmanager: Was stört? Was fehlt?

Zu Beginn des Artikels hatte ich bereits erwähnt, dass es auch einige Punkte gibt, die mich im alltäglichen Umgang mit dem Programm stören bzw. Funktionen, die ich vermisse. 

Das Kreuz mit dem Bargeld und die fehlende App

An erster Stelle stehen das Problem der Barausgaben und das damit verbundenen Fehlen einer passenden App. Eigentlich wäre es ja sehr naheliegend: wenn man unterwegs etwas kauft und bar bezahlt, bekommt der Lexware Finanzmanager davon erst einmal nichts mit. Optimal wäre es nun, wenn man über eine App solche Zahlungen sofort notieren könnte und diese dann im Finanzmanager gebucht würden. Das Smartphone hat man ja praktisch immer griffbereit.

Auch hätte man die Möglichkeit, unterwegs sein Haushaltsbuch einzusehen.

Und jetzt kommt das Problem: es gab bis vor ca. 2 Jahren eine App, diese wurde aber von Lexware eingestellt und bis heute gibt es keinen Ersatz. Das bedeutet: wenn Sie solche Barausgaben in Ihrem Haushaltsbuch erfassen wollen, müssen Sie warten, bis Sie wieder zuhause sind und dann die Beträge in ein Bargeldkonto einpflegen. Wenn Sie das nicht sehr konsequent (täglich) tun und eventuell unterwegs Kassenbelege und Quittungen sammeln, werden Ihnen manche Ausgaben durchrutschen. Das verfälscht dann Ihre Ergebnisse.

Das ist nun kein Weltuntergang, denn die großen Ausgaben tätigt man inzwischen ja sowieso über Onlinebanking, EC- oder Kreditkarte. Wie man unten noch sehen wird, können sich solche kleinen Ausgaben aber durchaus läppern.

Wenn diese Funktionalität für Sie ein Muss ist, kann ich den Lexware Finanzmanager eindeutig nicht empfehlen.

Nicht jedes Konto lässt sich automatisch synchronisieren

Ein weiteres Problem: noch immer ist es nicht möglich, im Lexware Finanzmanager auf alle gängigen Online-Konten zuzugreifen. Wenn Sie bei einer solchen Bank sind, müssen Sie entweder alle Buchungen dieses Kontos von Hand übertragen oder Sie können das Programm schlicht nicht nutzen. Hier finden Sie eine Liste der derzeit unterstützten Banken und Konten.

Zusätzliche Kosten bei der Verwaltung von Wertpapieren

Ein letzter großer Minuspunkt ist für mich die Verwaltung von Wertpapieren und Depots. An sich ist das Thema recht gut gelöst, aber um den aktuellen Wert Ihres Depots zu sehen, müssen Sie die aktuellen Kursdaten kostenpflichtig einkaufen. Je nach Paket kostet das zwischen 25 und 36 Euro pro Jahr.

Tipps und Tricks für den Einstieg

Sie sind auf den Geschmack gekommen und würden gerne mit dem Lexware Finanzmanager starten? Gratulation, Sie machen einen gewaltigen Schritt in Richtung finanzielle Freiheit!

Zum Abschluss möchte ich Ihnen noch einige Empfehlungen aus meiner langjährigen Erfahrung mit der Software auf den Weg geben:

  • Versuchen Sie gerade zu Beginn nicht, alle Funktionen von Lexware auszureizen. Die Software ist umfangreich und kann sehr komplex werden. Das führt schnell zu Fehlern oder Problemen und dann zu einer mehrstündige Lektüre des Handbuchs und diverser Foren. Da ist der Frust fast schon vorprogrammiert.
  • Seien Sie realistisch: Sie werden einige Stunden investieren müssen, bis die wichtigsten Einstellungen funktionieren. Mein Appell: halten Sie durch, Sie werden noch jahrelang von dieser Arbeit profitieren.
  • Konzentrieren Sie sich zu Beginn auf die oben genannten Punkte, d.h.:
    • Richten Sie Ihre Konten ein, so dass der Lexware Finanzmanager die Buchungen auf Knopfdruck abrufen kann.
    • Vergeben Sie die Kategorien, die Sie brauchen bzw. löschen oder ändern Sie die, die Lexware vorgibt und die für Sie nicht sinnvoll sind.
    • Prüfen Sie, ob Sie bestehende Regeln ändern oder neue erstellen müssen. Umso mehr Sie an dieser Stelle in das Programm investieren, umso weniger müssen Sie Buchungen nach dem Abruf von Hand nachbearbeiten.
    • Erstellen Sie ein Budget. Auch wenn Sie manchen Stellen nur Vermutungen haben, tragen Sie diese ein und sehen Sie von Zeit zu Zeit nach, ob sie zu den echten Ausgaben und Einnahmen passen.
  • Zahlen Sie im Alltag so viel wie möglich elektronisch. Jede Buchung, die über Ihre Konten läuft, zieht sich der Finanzmanager automatisch ins System und Sie können Sie nicht vergessen.
  • Richten Sie ein Bargeldkonto ein und gewöhnen Sie sich an, dieses mindestens alle zwei bis drei Tage zu pflegen. Das ist eine lästige Pflicht, aber hier gilt der alte Spruch: Kleinvieh macht auch Mist.
    Wenn Sie beispielsweise jeden Tag auf dem Weg zur Arbeit beim Bäcker noch einen Cappuccino für 2,50 Euro mitnehmen und eine Vollzeitstelle mit durchschnittlich 220 Arbeitstagen pro Jahr haben, summiert sich das zu einer stolzen Ausgabe von 550 Euro. Jedes Jahr. Egal, wie Sie sich entscheiden, Sie werden gewinnen. Entweder trinken Sie Ihren Cappuccino in Zukunft mit etwas mehr Andacht oder Sie erfüllen sich mit dem gesparten Geld einen lang ersehnten Traum.
  • So wenig Kategorien wie möglich, so viele wie nötig. Sicherlich ist es sinnvoll, Ihre Ausgaben für Bekleidung in einer Kategorie zu erfassen. Eventuell ist es auch noch hilfreich, wenn Sie die Kosten für Schuhe separat pflegen. Aber ob Sie unterschiedliche Kategorien für Berufs- und Freizeitkleidung oder für Ober-, Unter und Badebekleidung brauchen, würde ich in den meisten Fällen bezweifeln. Zu viele Kategorien können die Auswertungen und auch die Planung Ihres Budgets unübersichtlich und komplex machen.

 

Ich hoffe, ich konnte bei Ihnen ein wenig Begeisterung für das manchmal doch etwas verhasste Thema Finanzen wecken und freue mich, wenn Sie den Artikel teilen.

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