Müssen Sie wissen, wo ein Dokument ist, oder nur, was darin steht?

In den seltensten Fällen sind wir mit der Notwendigkeit konfrontiert, kurzfristig ein Originaldokument zur Hand zu haben. Überlegen Sie selbst: Wie oft brauchen Sie ein Original und wie häufig suchen Sie ein Dokument einfach nur, weil Sie wissen müssen, was drin steht?

Wenn ich wissen möchte, ob meine Versicherung einen bestimmten Schaden abdeckt, was in meinem Steuerbescheid von vor drei Jahren stand oder ich meine Kundennummer von Firma X benötige, ist es völlig unerheblich, ob ich die Papierversion finden kann, oder ob ich lediglich eine digitalisierte Fassung von dem betreffenden Dokument habe.

Wir halten also fest: In den meisten Fällen suchen wir nicht wirklich Dokumente, sondern Inhalte von Dokumenten. Das bedeutet, ein gescanntes Dokument ist genauso gut, wie ein Papierdokument.

Die Lösung: Digitalisierung und Volltextsuche - Archivierung mit Scanner und OCR-Software

Nachdem wir nun herausgefunden haben, wie unsere Anforderungen aussehen, kommen wir zur Umsetzung einer adäquaten Lösung.

Wenn Sie jetzt vermuten, dass ich vorschlage, alles Papierdokumente einfach zu scannen und die entstandenen Dateien dann auf dem PC in einer Ordnerstruktur abzulegen,, muss ich Sie enttäuschen.

Dadurch hätten wir kein Bisschen Aufwand gespart. Natürlich würde diese Methode Geld sparen, weil wir keine zwei Dutzend Aktenordner nebst Trennblättern und anderen Utensilien anschaffen müssten, doch Arbeit würde uns dieses Vorgehen nicht ersparen.

Ich schlage vor, die gescannten Dokumente einfach alle in einen einzigen Order zu schaufeln und sie dort liegen zu lassen. Der einzige zusätzliche Schritt, den ich empfehle, ist, eine sinnvolle Benennung der einzelnen Scans durchzuführen.

Und was jetzt? Wie sollen wir in einem Haufen wahllos durcheinandergewürfelter Dateien das finden, was wir suchen? Hier heißt das Zauberwort OCR (Optical Character Recognition), übersetz etwa "optische Zeichenerkennung" und besser bekannt als Texterkennung.

Ein Scanner wandelt die gescannten Dokumente in der Regel entweder in Bilddateien (TIFF, jpeg, etc) um oder erzeugt gleich ein PDF. OCR-Software hat die Fähigkeit, diese Dateien zu lesen und in durchsuchbare Textdateien umzuwandeln. Dadurch erschließt sich die großartige Möglichkeit, hunderte oder auch tausende von eingescannten Dokumenten in Sekunden nach einem bestimmten Stichwort zu durchsuchen.

Sie benötigen außer einem Scanner also noch eine OCR-Software. Diese kann man entweder kaufen, oder man entscheidet sich für eines der zahlreichen kostenlosen Programme, die im Internet verfügbar sind. Diese Software lässt man nach der Installation einmal über alle Dokumente in dem Ordner mit seinen gescannten Dateien laufen. Jetzt stehen Ihnen alle Türen offen, in Ihrem Dokumentenwust absolut jede Information zu finden, die sie benötigen.

Als letzten Schritt müssen Sie nur noch ein kostenloses Desktop-Suchprogramm installieren. Hier empfiehlt sich z.B. Google Desktop Search. Sie können sich das Programm als eine Suchmaschine für Ihren eigenen Computer vorstellen. Da Dokumente von Desktopsuchprogrammen im Volltext durchsucht werden, finden Sie auch den Inhalt ihrer mit der OCR-Software erfassten und gescannten Dateien.

Suchen Sie nun also beispielsweise Ihre Steuernummer, dann geben Sie einfach "Steuernummer" in die Suchmaschine ein und warten Sie, welche Ergebnisse das Programm ausspuckt. Mit Sicherheit werden sämtliche Steuererklärungen und Steuerbescheide darunter sein, die Sie eingescannt haben. Ein Klick auf eines dieser Dokumente und schon haben Sie die gewünschte Information vor Augen.

Sie mussten dazu weder Papiere lochen, noch Ordner beschriften oder sich gar eine knifflige Ordnerstruktur ausdenken. Einfacher geht es nicht. Zwar haben Sie jetzt immer noch einen Haufen ungeordneter Papierdokumente aber jetzt stört es Sie nicht mehr, denn Sie finden ja trotzdem alles, was Sie suchen.

Kann ich diese Methode noch weiter optimieren?

Zu guter Letzt noch ein Geheimtipp: Statt sich mit einem Flachbettscanner abzumühen (Klappe auf, Dokument einlegen, Klappe zu, kalibrieren, Knopf drücke, warten, Deckel wieder aufmachen), können Sie auch einen portablen Handscanner verwenden. Damit arbeiten Sie unabhängig von Ihrem Schreibtisch, auf dem der Flachbettscanner vermutlich bei Ihnen zu Hause steht, und Sie können sogar unterwegs interessante Dokumente einscannen. Die Scans werden dabei auf einer Speicherkarte abgelegt und können am PC mühelos ausgelesen und Ihrem Scanordner zugefügt werden.

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Rene_Junge, am 12.09.2012
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Bildquelle:
Larry Ewing, Wikipedia (Herzlichen Glückwunsch: Linux wird in 2011 stolze 20 Jahre alt)

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