Das Arbeiten mit Textbausteinen

Was sind Textbausteine überhaupt?

Unter Textbausteinen versteht man vorgefertigte Textfragmente, die sich einfach und schnell in einen bestehenden Text einfügen lassen. Über eine sogenannte Textbaustein-Datenbank können die im Programm gespeicherten Textbausteine verwaltet oder ergänzt werden. Der Begriff "Textbausteine" wird vor allem im Bereich der Textverarbeitung verwendet. Zur Verwaltung der Textbausteine werden verschiedenste Tools bzw. Programme unterschiedlichster Hersteller angeboten.

Erstellen von Textbausteinen und Formularen

Mit einer entsprechenden Textbaustein-Software lassen sich entweder einzelne Textpassagen oder ganze Nachrichten vorfertigen. So kann man beispielweise direkt in Outlook 2010 Vorlagen erstellen, die bei Verwendung durch einzelne Variablen wie Anrede, Name und zusätzliche Informationen ergänzt werden können. Um einen neuen Textbaustein zu erstellen, muss zuerst eine neue E-Mail erstellt werden. Danach kann die gewünschte Textpassage markiert und der Reiter "Einfügen" ausgewählt werden. Unter dem Punkt "Schnellbausteine" kann die ausgewählte Markierung als neuer Baustein hinzugefügt werden. Anschließend muss nur mehr ein Name für den Textbaustein vergeben werden, unter welchem der Baustein in Zukunft abgerufen werden kann. Mittel F3 kann der Textbaustein in zukünftigen Dokumenten bzw. Mail-Entwürfen eingefügt werden. Um dies zu tun, muss der Name des gewünschten Bausteins eingetippt werden.

Auch das Erstellen von Formularen ist mit einem Textbaustein-Tool wie z.B. dem texManager sehr einfach. Meist gibt es für verschiedene Arten von Dokumenten Vorlagen. In die jeweiligen Vorlagen können an gewünschter Position Variablen eingesetzt werden, die später im Formular-Generator ersetzt werden können. Die Variable muss im Generator nur einmal definiert werden und wird dann automatisch an allen Stellen im Text abgeändert. Nach der Eingabe der Daten in den Generator werden die Platzhalter ersetzt. Nur tatsächlich ausgefüllte Felder werden angezeigt. Es besteht meist auch die Möglichkeit, bestimmte Felder mittels Autotext-Funktion füllen zu lassen, um Zeit zu sparen und Fehlerquellen auszuschließen.

Welche Funktionen bieten Textbaustein-Tools?

Der Umfang an zusätzlichen Funktionen ist von Software zu Software verschieden. Durch die weiterführenden Features wie Dokumentengenerator und Formulargenerator erleichtern die Tools die alltägliche Büroarbeit ungemein. Einige der angebotenen Tools lassen sich auch direkt in Windows-Anwendungen wie Word, Excel oder Outlook integrieren. Dies bieten für den Anwender zusätzliche Vorteile, da er sich nicht extra an eine neue Benutzeroberfläche gewöhnen muss und direkt über die Menüs von beispielsweise Word mit dem Textbaustein-Tool arbeiten kann.

Mit den Textbaustein-Tools kann man also angelegte und vorgefertigte Textfragmente sowie Formulare und Vorlagen verwalten. Dabei sind die meisten Tools netzwerkfähig und können somit in größeren Büros gleichzeitig von unterschiedlichen Anwendern bearbeitet und verwendet werden. Über Tastenkürzel können die Textbausteine einfach eingefügt werden. Durch die spezielle Suchfunktion und die Kategorisierung von Textbausteinen können diese schnell wieder gefunden werden. Integrierte Dokumenten-, Formular- und Tabellen-Konfiguratoren erlauben das einfache Erstellen von Formularen und Tabellen in verschiedenen Dokumenten wie Word oder Excel. Auch Multiple Choice Formulare lassen sich mit Hilfe der meisten Textbaustein-Tools erstellen. Eine umfassende Übersicht der Funktionen eines der bekanntesten Textbaustein-Tools findet man hier: texmanager.de/textbausteinverwaltung-ueberblick/

Außerdem spezialisieren sich viele Anbieter mittlerweile auf besondere Anforderungen bestimmter Berufsgruppen. So haben neueste Versionen von Textbaustein-Tools auch die Funktion Arztbriefe und anwaltliche Schriftsätze zu erstellen integriert.

Rechnen mit Textbausteinen – Geht das?

Im Grunde dienen Textbausteine zur Erstellung von Texten und bislang nicht zur Berechnung komplexer Sachverhalte innerhalb von Dokumenten. Einige Textbaustein-Tools bieten allerdings seit neuestem auch die Möglichkeit, mit Werten innerhalb von Tabellen oder direkt im Fließtext zu Rechnen. Wer also innerhalb eines Dokuments Werte addieren, subtrahieren, multiplizieren oder dividieren möchte, kann dies ganz einfach mit Textbausteinen erledigen ohne selbst alles händisch oder mittels Taschenrechner zusammenzählen zu müssen. Ähnlich wie bei Excel lassen sich über Formeln bestimmte Feldfunktionen definieren und Werte eintragen bzw. abändern. Ein so definierter Textbaustein würde dann etwa so aussehen: {=Preis*Anzahl*1,19}. Meist steht eine Fülle an mathematischen Vorlagen und Formeln zur Verfügung, sodass man nicht selbst alles ausfüllen muss.

Weitere Informationen zum Rechnen mit Textbausteinen findet man in diesem Blog: http://www.texmanager.de/2015/06/15/rechnen-mit-textbausteinen/