PDF-Format: 4 Vorteile gegenüber Word & Co

Auf den ersten Blick mag es verwundern, dass gerade im Web das PDF-Format dermaßen große Bedeutung besitzt. Denn anders als beispielsweise reine Text-Dateien setzt es die Installation eines eigenen Programms voraus, um sich überhaupt öffnen und lesen zu lassen. Erst wenn man den vom Softwarehersteller Adobe eigens kreierten Acrobat Reader kostenlos gedownloadet und installiert hat, kann man entsprechende PDF-Dokumente öffnen.

Vier Gründe fürs PDF-Format

Warum setzen dennoch viele Webportale und sogar Druckereien auf Adobes PDF-Format? Hierfür gibt es vier gute Gründe.

1.) PDF: Überall lesbar

Bei Microsoft Word handelt es sich um eine so genanntes proprietäre Software. Dies bedeutet nichts anderes, als dass für den Austausch von Dateien sowohl Absender als auch Empfänger über exakt dasselbe Programm verfügen müssen. Selbst innerhalb der unterschiedlichen Versionen von Microsoft Word kann es beim Öffnen zu Problemen kommen, ganz zu schweigen davon, wenn der Empfänger der Datei nicht über Word verfügt.

Dies ist beim PDF-Format nicht der Fall. Ein mehrere Jahre altes PDF-Dokument kann problemlos von der aktuellsten Acrobat-Version geöffnet werden. Sogar viele mobile Endgeräte wie Smartphones oder iPads können das PDF-Format öffnen.

2.) Kostenlos

Im Gegensatz zu den meisten Office-Produkten ist Adobes Acrobat Reader in der Standard-Version (öffnen und lesen) kostenlos verfügbar und kann direkt beim Hersteller Adobe downgeloadet werden. Eine professionelle Version, mit der etwa PDF- in Word-Dokumente umgewandelt werden können, ist jedoch kostenpflichtig.

3.) Unabhängig

Ein PDF-Dokument ist unabhängig vom verwendeten Betriebssystem, egal, ob Windows, Mac oder Linux.

4.) Fixe Formatierung

Wird ein Dokument im PDF-Format abgespeichert, so kommt es beim Empfänger exakt in der beabsichtigten Formatierung an, selbst wenn dieser eine vom Ersteller verwendete Schriftart nicht installiert hat. In weiterer Folge können beispielsweise Grafiker hochkomplexe Broschüren erstellen und dem Auftraggeber eine hochauflösende Voransicht übermitteln. Dieser muss lediglich das Programm Acrobat Reader auf seinem Rechner installiert haben oder kann die Voransicht sogar auf seinem Smartphone begutachten.

PDF mit Word erzeugen

Um ein PDF etwa aus einem Text-Dokument erzeugen zu können, benötigt man spezielle Software dazu. Hierzu existieren zahlreiche, meist kostenlos angebotene Programme. Nach dem Download und der Installation stehen diese im Microsoft Word zur Verfügung.

PDF-Printer

Etwas ungewöhnlich mag erscheinen, dass bei vielen dieser kleinen Zusatzprogramme die Konvertierung ins PDF-Format nicht wie gewohnt über die Funktion "Speichern" erfolgt, sondern über die Funktion "Drucken". Anstatt das Dokument aber tatsächlich auf Papier zu drucken, wird dabei eine fertige PDF-Datei erzeugt.

PDF mit Word 2010 erzeugen

Ab der Version 2010 bietet Microsoft Word die Möglichkeit, ohne Installation eines Zusatzprogrammes PDF-Dokumente zu erzeugen. Klicken Sie hierzu auf den Menüpunkt "Datei", danach auf "Speichern und Senden" sowie auf den Button "PDF/XPS-Dokument erstellen". Betätigen Sie nun den rechts erscheinenden Button "PDF/XPS-Dokument erstellen" und schon können Sie Ihr Word-Dokument in Standard- oder in Minimal-Größe als PDF abspeichern.

eBooks setzen auf PDF

Neben Webportalen setzen auch viele eBooks auf dieses Format. Diese eBooks, die oft kostenlos zu Werbezwecken erhältlich sind, werden oftmals im PDF-Format angeboten und können somit gleich nach dem Download gelesen werden.

Für eBooks auf einem eReader empfiehlt sich aber die etwas aufwändigere, dafür lohnende Konvertierung in ein für Amazons eBook-Reader Kindle lesbares Format. Eine kostenlose und ausführliche Anleitung, wie Sie Ihr eBook ins Kindle-Format umwandeln, finden Sie hier.

Der Vorteil dessen ist, dass sich das so genannte prc-Format den Einstellungen des Kindle anpasst und somit flexibel ist, während dies beim PDF-Format nicht möglich ist.