Büro-Knigge – moderne Umgangsformen am Arbeitsplatz
Zwar haben sich die Umgangsformen in manchen Bereichen etwas gelockert, jedoch gibt es immer noch einige Richtlinien, die einzuhalten sind.Der erste Eindruck zählt
Ein gepflegtes Erscheinungsbild – geduscht, gepflegte Haare und Fingernägel – ist Voraussetzung für den angenehmen Arbeitsalltag und erleichtern auch den kollegialen Kontakt. Es sollte jedem bewusst sein, dass der erste Eindruck, der innerhalb nur weniger Sekunden entsteht, mit ausschlaggebend für den positiven Verlauf eines Gesprächs ist. Das Erscheinungsbild des Verhandlungspartners wird im Unterbewusstsein in der ersten Sekunden aufgenommen und gespeichert. Es entscheidet über Sympathie oder Antipathie. Verhandlungen verlaufen positiv, wenn der Gegenüber sympathisch wirkt.
Begrüßung
Richtig grüßen und begrüßen
Leider ist in der heutigen Zeit das Grüßen etwas aus der Mode gekommen. Für ein angenehmes Arbeitsklima und Ausdruck der gegenseitigen Höflichkeit gehört es jedoch dazu. Gegrüßt werden sollte unbedingt, wenn man einen Raum betritt. Es spielt dabei keine Rolle, ob man die Personen kennt oder nicht. Es macht einen guten Eindruck, verschafft eine angenehme Atmosphäre und trägt zum Wohlbefinden bei. Lieber einmal zu viel als zu wenig grüßen. Die Begrüßung drückt noch mehr aus als ein Gruß. Mit einem Handschlag wird man in der Regel Besucher und Kunden begrüßen. Bei einem Handschlag darauf achten, dass dieser weder zu fest, noch zu lange, noch zu lasch ist. Das Gegenüber auch nicht nahe an sich heran ziehen, sondern die persönliche Distanzzone achten. Bei flüchtigen Bekannten oder wenn man sich häufig sieht, ist auch ein freundliches "Hallo" oder "Guten Tag" ausreichend.
Generelle Begrüßungsregeln im Berufsleben
Der Rangniedere grüßt den Ranghöheren. Wer begrüßt wird, reicht zuerst die Hand, wenn er den Händedruck wünscht. Ansonsten grüßt er nur mit Blickkontakt und einem Lächeln zurück. Wer die Hand entgegengestreckt bekommt, sollte diese aber auf jeden Fall erwidern. Begrüßt wird immer im Stehen, damit beide auf gleicher Augenhöhe sind. Der Gastgeber grüßt seine Gäste zuerst. Dabei muss er nicht auf Rang und Namen achten. Wer eine Person in einer Gruppe kennt und grüßt, sollte auch alle anderen grüßen. Hier und in anderen ungünstigen Situationen ist ein Handschlag nicht erforderlich. Allerdings zeigt ein Handschlag mit Blickkontakt und einem Lächeln Wertschätzung. Tabu ist es, zur Begrüßung oder zum Abschied in Stammtisch-Manier auf den Tisch zu klopfen.
Gegenseitiges Bekanntmachen im Berufsleben
Zuerst wird dem Vorgesetzten der Kunde oder der neue Mitarbeiter vorgestellt, anschließend alle anderen Personen der Reihe nach. Bei gleichrangigen Personen gilt noch immer: "Zuerst die Dame, dann der Herr." Dies darf aber nie ausgesprochen werden. Wird man in einer Vorstellungsrunde versehentlich vergessen, einfach selbst vorstellen. Das Vorstellen geschieht immer mit Vor- und Nachname. Man sollte darauf achten, dass man auf gleicher Augenhöhe mit dem Gegenüber spricht. Gegebenenfalls einen Platz und etwas zu trinken anbieten.
Besprechung
Sie oder Du am Arbeitsplatz
Das vertrauliche "Du" zeigt immer einen gewissen Grad an Nähe und Sympathie. Man sollte sich deshalb immer gut überlegen, ob man es annimmt, wenn Kunden oder Geschäftspartner es anbieten. Eine Ablehnung sollte jedoch begründet werden. "Vielen Dank für Ihr nettes Angebot. Mir wäre das 'Sie' noch angenehmer, da ich immer etwas länger benötige um zum 'Du' überzugehen." Das "Du" anbieten kann der Ranghöhere dem Rangniedrigeren, der Ältere dem Jüngeren. Eine Unterscheidung zwischen den Geschlechtern erfolgt heute nicht mehr. Insbesondere in konservativen Branchen wirkt das "Du" meist zu leger. Dagegen klingt die "Sie"-Anrede grundsätzlich formell und professionell. Nach bei Betriebsfesten angebotenem "Du" sollte am nächsten Tag abgewartet werden, ob das "Du" ernst gemeint war. Wenn das "Du" doch nicht aufrecht bleiben soll, unbedingt ansprechen. Ist man erst einmal eine Zeitlang beim "Du" geblieben, ist es nicht üblich, dies zurückzunehmen.
Die Körpersprache wirkt mehr als Worte
Einen Großteil der Wirkung auf andere macht neben der Kleidung die Körpersprache aus. Mit Gestik und Mimik zeigt man dem Gegenüber Respekt und Wertschätzung. Ein echtes, freundliches Lächeln, Blickkontakt und eine gerade, selbstbewusste Haltung erzeugen das Gefühl, dass ihm zugehört wird. Gesten der Höflichkeit sind erlaubt, wenn die persönliche Distanzzone – im Berufsleben etwa ein bis zwei Meter Abstand – eingehalten wird.
Der Umgang mit Kunden
Ein Kunde sollte sich als "König" fühlen und dies bereits ab der Einladung in das Büro. Eine Wegbeschreibung hilft ortsfremden Kunden beim Auffinden des Gebäudes. Der Empfang sollte über den Besuch informiert sein, damit er sofort bei Eintreffen des Kunden Nachricht gibt. Ein persönliches Abholen am Empfang und Begrüßung mit akademischem Titel, Vor- und Nachnamen und anschließendem eigenen Vorstellen mit Vor- und Nachnamen geben dem Kunden gleich das Gefühl, willkommen zu sein. Auf dem Weg vom Empfang zum Besprechungsraum einen kleinen Smalltalk halten. Themen hierfür können Essen und Trinken, Musik, Sport und Internet sein. Schlechte Themen sind Krankengeschichten, Religion, Politik, Familienstand, Geld, berufliche Fachfragen, Klatsch und Tratsch. Im Besprechungsraum Platz anbieten und fragen, ob etwas zu trinken, wie Wasser oder Kaffee gewünscht wird.
Die Stimme und ihre Wirkung
Die Stimmlage verrät den Gemütszustand. Am angenehmsten klingt die Stimme, wenn man gelassen, entspannt und sicher ist. Auf den Tonfall sollte man genau achten und weder zu laut noch zu leise sprechen. Auch wenn es am Telefon nicht sichtbar ist, ein Lächeln kann man hören, da es sich auf die Stimme auswirkt. Eine positive Auswirkung auf die Stimme hat auch, wenn man beim sprechen steht. Etwas Dialekt ist kein Problem, jedoch nur in Maßen. Fach- und Fremdwörter sollten weitestgehend vermieden werden.
10 Dinge, die eine Frau tun muss, um Karriere zu machen
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Die Grundlagen der Kommunikation
Ob im Privatleben oder im Beruf, persönlich oder telefonisch, unser Leben wird vom miteinander Kommunizieren geprägt.
