Wie formuliere ich Ziele wirkungsvoll?

Die Strategie des Unternehmens ist für jedermann, von der Geschäftsleitung bis hin zum Mitarbeiter der Produktion, wegweißend und hat direkten oder indirekten Einfluss auf die grundsätzlich, langfristige Verhaltensweise. Die Führungskraft agiert als Übermittler und Kommunikator der aus der Unternehmensstrategie abgeleiteten Ziele und muss daher diese bestens kennen und erklären können. (vgl. Lippe 2015: 193f)

Die Zielsetzung bzw. Zielformulierung für den untergeordneten Bereich oder speziell für den einzelnen Mitarbeiter müssen klar und deutlich aufgestellt sein. Eine Methode die für die Formulierung oft angewendet wird ist die sogenannte "SMART"-Regel. Hierbei stehen die Anfangsbuchstaben für wichtige Aspekte die beachtet werden müssen.

Wie optimiere ich mein Zeitmanagement?

Tagtäglich gilt es die verschiedensten Aufgaben im Arbeitsleben zu erledigen. Sei es der E-Mail-Kontakt mit einem Geschäftskunden, die wöchentliche Besprechung oder die Auswertung eines Berichtes. Als Führungskraft arbeitet man über- sowie untergeordneten Instanzen zu und möchte selbstverständlich die anfallenden Aufgaben zur Zufriedenheit aller erledigen.

Der Dringlichkeitswahn der Gesellschaft mag einem vermitteln, dass die "eine" Aufgabe von hoher Dringlichkeit ist und am besten sofort zu erledigen ist. Doch die Wichtigkeit ist oftmals nicht gegeben und man opfert unnötig viel Zeit für die Erledigung. Die Kunst ist es eine schnelle Entscheidung zu finden, welchen Aufgaben welche Prioritäten zuzuordnen sind.

Ein praktisches Hilfsmittel aus dem Zeitmanagement ist das "Eisenhower"-Prinzip. Man sagt, dass ehemalige US-Präsident Dwight D. Eisenhower dieses Verfahren bei seinen Mitarbeitern selbst angewandt hat und so erhielt diese Technik ihren Namen.

 

Die Priorität der Aufgaben wird anhand zwei Kriterien bewertet:

  • Wichtigkeit
  • Dringlichkeit

Die Aufgaben die als wichtig und dringend eingestuft werden haben die höchste Priorität. Diese weisen meist Eigenschaftgen wie hohe Anforderungen und Zeitdruck aus. Ein gutes Beispiel sind dafür Krisen, Deadlines und Meilensteine.

 

Im zweiten Quadrat (wichtig, aber nicht dringend) können Tätigkeiten eingeordnet werden, die die beste Arbeitsqualität erreicht. Dort kann man sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren, für deren hervorragende Bearbeitung auch genug Zeit vorhanden ist. Beispiele dafür sind:

 

  • Vorbereitung und Planung
  • Projektarbeit
  • Kommunikation und Beziehungsarbeit

 

Der dritte Quadrat beinhaltet zwar dringende, aber undwichtige Dinge, die gewissermaßen als unproduktiv angesehen werden können. Durch die Dringlichkeit entsteht schlimmstenfalls Stress und das Ergebnis ist dann auch noch weniger wichtig. Hier kann die Überlegung stattfinden, ob man diese selbst bearbeitet oder delegiert.

Wie etwa:

 

  • unpassende Anrufe
  • E-Mails
  • viele Besprechungen

 

Der Papierkorb stellt den vierten Quadrat dar. Diese Aufgaben sind weder wichtig noch dringen und sollten entsorgt werden. Dazu zählen:

 

  • Werbung
  • Umfragen

(vgl. Baus 2015: 49ff)

Was ist bei der Kommunikation zu beachten?

Ein zentrales Führungsinstrument ist die Kommunikation, die kurz gefasst "die Verständigung zweier Menschen" bedeutet. Gleichzeitig ist das ein schwieriges Thema, denn nur die wenigsten sind Spezialisten darin, was die Kommunikation mit anderen Menschen angeht. Der Umgang mit dieser Thematik ist ein lebenslanger Prozess und ist daher so wichtig, da die Verständigung mit Mitarbeitern tagtäglich stattfindet.

 

Grundlage für die Erklärung bietet das Modell "Kommunikationsquadrat" von Friedemann Schulz von Thun.

Jede Übermittlung einer Nachricht geht von einem Sender aus und erreicht den Empfänger und enthält dabei bewusste als auch unbewusste Botschaften. Man unterscheidet hierbei vier Botschaftstypen:

 

  • Sachinhalt: Worüber informiere ich?
  • Selbstkundgabe: Was gebe ich von mir zu erkennen?
  • Beziehungshinweis: Was halte ich von dem Empfänger der Nachricht, wie stehe ich zu ihm?
  • Appell: Was möchte ich beim Empfänger erreichen?

 

Diese werden vom Sender mit vier "Schnäbeln" gesendet und mit vier "Ohren" vom Empfänger gehört. Die Führungskraft muss verstehen, dass dabei Missverständnisse entstehen können und nicht die gewünschte Wirkung erzielt wird. Die Wichtigkeit liegt dann nicht nur indem was man sagen möchte, sondern zu vergewissern was auch tatsächlich angekommen ist.

Speziell bei der Mitarbeiterkommunikation gilt es Informationen offen, ehrlich und transparent zu vermitteln, um Gerüchten und Missverständnissen entgegenzuwirken. So kann zum Beispiel die von der Führungsebene beschlossene Kosteneinsparung von 5% sich schnell bei der Belegschaft rumsprechen und für Unruhe sorgen. Denn das Wort "Kosteneinsparung" wird oft mit "Personalentlassungen" verbunden, obwohl nichts darauf hindeutet. Hier muss die Führungskraft agieren statt reagieren und auf die Mitarbeiter zugehen. (vgl. Lippe 2015: 172ff)

 

Wie gehe ich mit Konflikten um?

Wo Menschen miteinander arbeiten, da gibt es auch Konflikte und Konflikte verursachen Kosten für das Unternehmen. Denn wer sich in einem Streit mit einem Arbeitskollegen oder Vorgesetzten befindet, der kann seiner Arbeitstätigkeit nicht in vollem Maße nachgehen. In erster Linie muss ein Konflikt durch die Führungskraft erkannt werden, denn die wenigsten möchten den Vorgesetzten bei einer Auseinandersetzung einbeziehen. Oft lässt die Stimmung oder auch die Arbeitsleistung einen erahnen, dass da etwas nicht Ordnung ist. Durch ein beherztes Eingreifen, in Form einer Mitarbeiterbefragung, lassen sich die Konfliktparteien ausfindig machen und nun gilt der Ursache auf den Grund zu gehen. Wie folgt können Konflikte von unterschiedlichster Art sein und auftreten:

  • offen/verdeckt ausgetragene Konflikte
  • konstruktiv/destruktiv geführten Konflikte
  • Konflikte innerhalb einer Organisation
  • Macht- und Herrschaftskonflikte
  • Hierarchie- und Rangkonflikte

(vgl. Schawel/Billing 2014: 142)

 

Dazu teilt Stephan Proksch in seinem Buch, dass den Titel trägt "Konfliktmanagement im Unternehmen - Mediation und andere Methoden für Konflikt- und Kooperationsmanagement am Arbeitsplatz" die Maßnahmen in vier Grundformen ein, die getroffen werden können um einen Konflikt zu bewältigen.

  • Trennende Maßnahmen (Bsp: Kündigung, Versetzung)
  • Sachbezogene Maßnahmen (Bsp: Regeln, Richtlinien, Vorgaben)
  • Personenbezogene Maßnahmen (Bsp: persönliches Gespräch, individuelles Coaching)
  • Intergrierende Maßnahmen (Bsp: klärendes Gespräch, Mediation)

 (vgl. Proksch 2014: 27ff)

 

 

Schlusswort

Ziel dieses Artikels ist es, angehenden oder bereits bestehenden Führungskräften aber auch interessierte Leser dieses Thema näherzubringen und eventuell Handlungsanreize zu schaffen. Ebenso ist der Inhalt branchenunspezifisch und kann in verschiedenen Bereichen angewandt werden.

Schlussendlich möchte der Autor erwähnen, dass die oben genannten Methoden lediglich Beispiele darstellen und keine Garantie auf den Erfolg gewährleisten.

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