Dienstreise vorbereiten – Checkliste erstellen

Checkliste für eine erfolgreiche Dienstreise

Vor allem für Außendienstmitarbeiter, Manager oder Geschäftsinhaber ist es unabdingbar, den Kontakt zu Kunden zu pflegen. Deshalb gehören Dienstreisen für sie zum Berufsalltag und müssen gut vorbereitet sein, damit nichts schief geht. Es wäre fatal, wenn einem erst am Ziel der Reise auffallen würde, dass eine wichtige Akte vergessen oder ein Termin nicht ausgemacht wurde.

Grundsätzliche Vorbereitungen bei Dienstreisen

Zu den grundlegenden Vorbereitungen einer Dienstreise gehören natürlich auch Hygieneartikel, Schuhwerk und angemessene Kleidung, die sowohl der Witterung am Zielort als auch den verschiedenen Anlässen während der Dienstreise Rechnung trägt. Bei Dienstreisen hält man unter Umständen selbst Vorträge oder hat Präsentationen durchzuführen. Deshalb sollte man bereits vor der Reise die notwendigen technischen Anforderungen organisieren. Sind bestimmte Hilfsmittel wie beispielsweise Laptop nicht vorhanden, muss man sie wohl oder übel selbst mitnehmen. Sinnvoll kann zudem ein Firmenhandy sein, mit dem man jederzeit Kontakt zur Unternehmensleitung aufnehmen kann, falls dies notwendig sein sollte.

Formalitäten bei Dienstreisen

Vollkommen unabhängig davon, wer eine Dienstreise plant, es gibt viele Dinge, an die gedacht werden muss. Deshalb kann es durchaus sinnvoll sein, eine Checkliste für Dienstreisen zu führen, anhand derer kontrolliert werden kann, ob in der Vorbereitung auch wirklich nichts vergessen wurde. Schon direkt nach der Terminierung einer Dienstreise sollten sämtliche Formalitäten erledigt werden, damit bei Antritt der Reise alle nötigen Unterlagen zur Verfügung stehen. Zuerst sollten Reisepass und Ausweis auf ihre Gültigkeit kontrolliert werden, sonst kommt es fast unweigerlich zu Problemen an der Passkontrolle. Zu beachten ist auch, ob man in ein Land reist, welches ein Visum für die Einreise verlangt. Ein solches Visum muss man rechtzeitig beantragen, da die Ausfertigung normalerweise einige Zeit in Anspruch nimmt. Ist das Ziel der Dienstreise ein außereuropäisches Land, sollte man bei seiner Krankenkasse unbedingt einen Auslandskrankenschein beantragen und eine Auslandsreiseversicherung abschließen. Aufgrund der Tatsache, dass bei Auslandsreisen immer wieder Gepäck abhanden kommt, sollte immer auch eine Gepäckversicherung ins Auge gefasst werden. Außerdem sollte man sich stets über notwendige Impfungen informieren.

Reisebuchung einer Dienstreise - Flug, Bahn oder Auto?

Abhängig vom Zielort der Dienstreise muss man sich entscheiden, ob man per Flugzeug, Bahn oder Auto reisen möchte. Nutzt man das Flugzeug oder die Bahn, sollten die entsprechenden Tickets frühzeitig gebucht werden. Bei Buchung eines Bahntickets kann eine Bahncard Kosten sparen. Ist die Anreise mit dem Auto möglich und steht kein Dienstwagen zur Verfügung, besteht die Möglichkeit, einen Mietwagen zu buchen. Auch dies sollte rechtzeitig geschehen, damit bei Reiseantritt auch wirklich ein Wagen zur Verfügung steht. Bei der Buchung eines Mietwagens ist eine gültige Fahrerlaubnis natürlich unerlässlich.

Hotelbuchung für eine Dienstreise

Wer sich auf eine Dienstreise begibt, der benötigt nicht nur Reiseunterlagen, sondern normalerweise auch eine Unterkunft am Ziel der Reise. Aus diesem Grund sollte man auf gar keinen Fall die Hotelreservierung vergessen. Manchmal steht eine Dienstwohnung zur Verfügung. Ob diese während der Dienstreise verfügbar ist, sollte möglichst frühzeitig abgeklärt werden. Nach der Dienstreise sollte man darauf achten, dass sämtliche Reise- und Hotelrechnungen vorhanden sind, damit eine ordnungsgemäße Abrechnung der durch die Dienstreise entstandenen Kosten möglich ist.

Ausreichende Zahlungsmittel bei Dienstreisen

Führt eine Dienstreise ins Ausland, dann sollte eine Checkliste auch die Besorgung von ausreichenden Zahlungsmitteln enthalten. In vielen Fällen stellen Unternehmen eine firmeneigene Kreditkarte zur Verfügung, die der Reisende verwenden darf, um Rechnungen zu begleichen. Wer diese Möglichkeit nicht hat, dem wird das Unternehmen Reisechecks oder auch Bargeld in der jeweiligen Landeswährung zur Verfügung stellen. Viele Dienstreisende verwenden aber auch ihre eigene Kreditkarte und rechnen die geschäftlichen Ausgaben nach der Reise als Spesen ab. Allerdings ist es sinnvoll, sich zu informieren, ob das Unternehmen mit dieser Art der Reisekosten-Abrechnung von Dienstreisen einverstanden ist.

Checkliste für Unterlagen

Dienstreisende haben in der Regel zahlreiche Kundenkontakte oder sind als Teilnehmer an Konferenzen beteiligt. Für solche Termine benötigt man in den allermeisten Fällen Unterlagen. Damit man diese nicht vergisst, sollten sie ebenfalls auf der Checkliste für Dienstreisen auftauchen und schon vor der Reise gewissenhaft zusammengestellt werden. Damit man auf einer Dienstreise keinen Termin verpasst, sollte sich unter den mitgenommenen Unterlagen stets auch ein Terminkalender befinden, der sämtliche Termine mit den dazugehörigen Uhrzeiten, Orten und Gesprächspartnern enthält.