Diktiersoftware als Erleichterung des Büro-Alltags?

Um dagegen Abhilfe zu schaffen, werden immer öfters sogenannte "Diktierprogramme" oder "Diktiersoftwares" verwendet. Diese ermöglichen es den Benutzern Texte einfach einzusprechen, statt sie mühsam abzutippen. Ein Diktierprogramm wandelt das Gesprochene dann automatisch in getippte Texte um und korrigiert diese dabei oft auch gleichzeitig. Dadurch können die Arbeitsabläufe im Büro wesentlich optimiert werden und die Angestellten können ein größeres Pensum an Texten als vorher bearbeiten. Darüber hinaus sind viele Diktierprogramme mit unterschiedlichen Lernfunktionen ausgestattet, wie man auch auf der Fachseite diktiersoftware.org nachlesen kann. Diese ermöglichen es jedem Nutzer, ein eigenes Sprachmuster anzulegen, damit unter anderem Sprechgeschwindigkeit und Eigenheiten beim Sprechen von den Programmen noch besser erkannt werden und umgesetzt werden können. Aber auch das vorprogrammierte Vokabular lässt sich bei den meisten Programmen erweitern.

Vorteile einer Diktiersoftware

Einer der größten Vorteile, die ein Diktierprogramm dem Arbeitsalltag im Büro bietet, ist die große Flexibilität. Die Angestellten benötigen zum Arbeiten statt einer Tastatur nur noch ein Headset mit Mikrophon. Wenn dieses kabellos ist, kann man auch mit dem Headset zudem in eine Konferenz gehen und diese automatisch aufzeichnen lassen. Ebenso ist es bei vielen Programmen möglich, Audiodaten aufzunehmen und diese dann über das Diktierprogramm wieder abzuspielen. Auch die vorher aufgezeichneten Aufnahmen werden dabei fehlerfrei abgetippt, wenn die Diktiersoftware vorher passend angelernt wurde.

Mittlerweile gibt es übrigens sogar schon Diktierprogramme, die nicht unbedingt ein eigenes Headset mehr benötigen. Stattdessen bieten sie eine App für Smartphone oder Tablet-PCs an, mit denen man sein Endgerät zum Ersatz-Mikrophon machen kann. Bei entsprechender Konnektivität kann man so theoretisch auch unterwegs in einem Zug Texte diktieren und diese mithilfe der App hinterher an das Diktierprogramm übermitteln. Dadurch ist man nicht mehr unbedingt an seinen Arbeitsplatz gebunden, sofern der Arbeitgeber keine Einwände dagegen hat.

Diktiersoftware im Alltag

Es gibt bereits auch einige Berufszweige, die auf das schnelle und fehlerfreie Schreiben von Texten angewiesen sind und deshalb schon lange Diktierprogramme verwenden. Ein gutes Beispiel dafür sind die Leitzentralen von Polizei und Notruf. Dort werden alle eingehenden Anrufe automatisch mithilfe von Diktierprogrammen abgetippt, um später den Gesprächsverlauf nachlesen zu können. Aber auch verschiedene Arztpraxen verwenden Diktierprogramme zum Schreiben von Patientenakten und dem Ausstellen von Rezepten. Aufgrund der Schreibweise mancher Ärzte kann es bei dem Abtippen sonst zu Fehlern kommen, die sich schädlich auf die Medikation auswirken könnten. Um dieses Risiko zu vermeiden, sprechen Ärzte ihre Behandlungen lieber ein, statt sie aufzuschreiben.

Fazit

Diktierprogramme sind eine Erleichterung in den unterschiedlichsten Branchen und für den kompletten Arbeitsalltag. Da die Handhabung in der Regel sehr einfach ist, benötigt man keine lange Lernzeit - wie beispielsweise beim Zehn-Finger-Tippen am Computer, und kann daher auch sofort loslegen. Das Einsprechen der Texte nimmt weniger Zeit in Anspruch, und da die diktierten Texte parallel zum Schreiben auf Fehler überprüft werden, spart man viel Zeit ein und kann an einem Tag mehr Arbeit erledigen. Durch Lernfunktionen können die Programme einzelne Benutzerprofile anlegen und ihren Wortschatz erweitern. Außerdem sind diverse Diktierprogramme auch mehrsprachig benutzbar, sodass man auch Abhandlungen oder eMails auch auf Englisch einsprechen kann.