Mit einer E-Mail-Bewerbung Kompetenz zeigen

Was früher geradezu als Schande betrachtet wurde, ist heute für die meisten Menschen ganz normal: Die Arbeitssuche, weil man eine neue Herausforderung sucht oder das letzte Arbeitsverhältnis aus diversen Gründen aufgelöst wurde. Außerhalb der "geschützten Bereiche" des Öffentlichen Dienstes, gibt es kaum noch Jobs, die über Jahrzehnte hinweg eine völlig sichere Position bieten. Die logische Folge: Millionen Arbeitslose und somit zahlreiche Konkurrenten für viel zu wenige ausgeschriebene Stellen.

Die gute Nachricht lautet: Mit einer perfekt aufbereiteten E-Mail-Bewerbung hebt sich der Arbeitsuchende von vielen anderen Bewerbern ab und erhöht somit seine Chancen auf dem Arbeitsmarkt. Denn mit einer E-Mail-Bewerbung signalisiert er Kompetenzen im Umgang mit den neuen Medien, Entschlossenheit und den Willen, möglichst rasch ein Vorstellungsgespräch zu ergattern. Freilich lauern wie überall auch hierbei unfreiwillige Fallstricke, die mit den nachfolgenden 10 Tipps zum Erfolg bei der Bewerbung vermieden werden können.

1. Der richtige Ansprechpartner

Wie bei einer postalischen Bewerbung gilt es auch bei der E-Mail-Bewerbung, den richtigen Ansprechpartner anzuführen. Diesen finden Sie bei einer Stellenausschreibung im Inserat selbst, bei einer Initiativbewerbung sollten Sie einen Blick auf die Website des Unternehmens werfen. Im Zweifelsfall rufen Sie bei dem Unternehmen an und erfragen Sie die E-Mail-Adresse, an die Sie Ihre Unterlagen senden können. Bei allgemeinen Adressen wie "info@..." besteht die Gefahr, dass Ihre Mail in der Flut an Mails untergeht und vielleicht sogar gelöscht wird, weil sie für Spam gehalten wird.

2. Seriöses Auftreten bei der E-Mail-Bewerbung

Es mag wie ein Allgemeinplatz klingen, aber seriöses und formell korrektes Auftreten bei einer E-Mail-Bewerbung ist leider immer noch keine Selbstverständlichkeit. Zunächst sollte der Betreff durchdacht gewählt sein: "Bewerbung", "Unterlagen" oder gar überhaupt kein Betrefftitel wirken wenig hilfreich. Wenn Sie sich als Sales Manager bewerben, vermerken Sie dies im Betreff doch einfach: "Bewerbung als Sales Manager".

Ganz wichtig: Bitte verwenden Sie seriöse Mailadressen! Krude oder gar anzügliche Mailadressen der Sorte "sexyhexy@..." wirken alles andere als vertrauenserweckend. Idealerweise sollten Sie eine Adresse Ihres Providers nach dem in vielen Unternehmen üblichen Schema nützen: "vorname.nachname@ihrprovider.com".

Verpönt sind darüber hinaus Lesebestätigungen, die gemeinhin als lästig betrachtet werden.

3. Das Anschreiben in der E-Mail-Bewerbung

Auch dieser Tipp zum Erfolg bei der Bewerbung klingt abgedroschen, stellt aber immer noch keine Selbstverständlichkeit dar: Das Anschreiben muss unbedingt formell gestaltet sein. In privaten Mails mag ein schlichtes "Hallo" gängig sein - bei einer E-Mail-Bewerbung verwendet man im Textfeld jedoch das klassische Anschreiben, also: "Sehr geehrter Herr Müller" oder "Sehr geehrte Damen und Herren". Abgeschlossen wird die Bewerbung ebenso formell mit einer höflichen Grußformel wie "Mit freundlichen Grüßen".

4. Sämtliche Unterlagen übermitteln

In der Aufregung kann es schon einmal passieren, dass man bei der E-Mail-Bewerbung auf das Übersenden der entsprechenden Unterlagen vergisst. Deshalb bitte vor dem Senden überprüfen, ob auch tatsächlich alle Unterlagen - Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, etc. - dem Anhang hinzugefügt wurden. Sollten Sie erst im Nachhinein bemerken, Ihre Mail ohne Unterlagen abgeschickt zu haben, holen Sie das Versäumnis so rasch wie möglich nach und entschuldigen Sie sich dafür. Keine Angst: Die meisten Unternehmer oder Personalchefs werden dafür Verständnis zeigen, da auch ihnen ein solcher kleiner Fauxpas schon unterlaufen ist.

Tipp: Ehe Sie Ihre Bewerbung versenden, schicken Sie diese doch vorab an Ihre eigene Mailadresse. Somit können Sie noch überprüfen, ob Sie irgendetwas vergessen haben!

5. Verzichten Sie auf Smileys oder Sonderzeichen in Ihrer E-Mail-Bewerbung

Ein absolutes No-go bei der E-Mail-Bewerbung stellen die beliebten Smileys dar. Im vertraulichen Umgang sehr beliebt, wirken diese beim Erstkontakt mit Fremden unangebracht. Ebenso verzichten sollten Sie auf Sonderzeichen, die beim Gegenüber als sinnlose Zeichenfolgen angezeigt werden könnten und damit keinen guten Eindruck hinterließen. Schreiben Sie deshalb sachlich, nüchtern und auch wenn es schwer fällt ohne massiven Einsatz der niedlichen Smleys. ;-)

6. Das richtige Format wählen

Kompatibilität von Word 2010 beachten!

Der wohl größte Unterschied zwischen einer schriftlichen und einer E-Mail-Bewerbung besteht im Format. Übersenden Sie Ihre Unterlagen per Post, so erhält der Empfänger bedrucktes Papier. Beim elektronischen Versand muss der Computer des Adressaten die Bewerbung "lesen" können. Hierbei lauern allerlei Fallstricke, die vielen Bewerbern erst gar nicht bewusst sind. Der Lebenslauf wird in Microsoft Word verfasst, die Arbeitszeugnisse werden eingescannt, beigefügt, fertig! Was kann da schon schiefgehen? Eine ganze Menge!

Nehmen wir an, Sie verwenden die Word-Version 2010 und speichern Ihre Bewerbung oder Ihren Lebenslauf wie gewohnt ab. Standardmäßig werden diese Dateien im Format "docx" gespeichert. Das Problem: Mit "docx" haben Vorgängerversionen von Word 2010 ein Problem. Gehen Sie deshalb auf Nummer sicher und speichern Sie Dateien in Word 2010 unter dem Format "Word 97 - 2003 Dokument" (zu finden unter dem Menüpunkt "Speichern unter", danach bei "Dateityp" besagtes Format auswählen) ab.

 

Keine exotischen Schriftarten verwenden

Eine weitere beliebte Fehlerquelle ist das Verwenden von nicht gängigen Schriftarten, oft als "Fonts" bezeichnet,  bei der E-Mail-Bewerbung. Das Problem: Eine auf Ihrem Rechner installierte Schriftart muss nicht automatisch auf dem Computer des Mailempfängers vorhanden sein. Wenn Sie eine so genannte "exotische" Schriftart verwenden, wird diese zwar in Ihrem Word-Programm problemlos angezeigt, auf einem anderen Rechner erscheinen hingegen nur kryptische Zeichen, da dessen Word-Programm diese Schriftart nicht kennt. Gängige Fonts wie Times New Roman oder Arial werden hingegen bei der Installation automatisch angelegt und können auf jeden Fall gelesen werden.

 

Bilder nur als jpeg versenden

Ähnliches gilt für Bilddateien. Manche Scanner senden den Scan an das Bildbearbeitungsprogramm Adobe Photoshop. Speichern Sie den Scan nun ab, ist als Standardformat "psd" gewählt, für das zum Betrachten Photoshop oder bestimmte Bildbetrachtungsprogramme vorausgesetzt werden. Achten Sie deshalb darauf, Bilder immer im gängigen "jpeg"-Format abzuspeichern.

 

Besser nicht komprimieren

Verzichten sollte man auch aufs Komprimieren der Dateianhänge mittels Packprogrammen wie WinZip oder WinAce. Diese setzen nicht nur voraus, dass der Empfänger ein solches Programm installiert hat, sondern bergen auch die Gefahr, dass beim Komprimieren und Entpacken etwas schiefgeht und die Dateien nicht geöffnet werden können.

 

Ideal: PDF

Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, wandeln Sie Ihre Unterlagen ins PDF-Format um. Dieses ist auf nahezu jedem Computer lesbar und weist darüber hinaus noch weitere Vorteile auf: Zum einen ist die Verwendung der zuvor erwähnten "exotischen" Fonts erlaubt, da das PDF-Format wie ein reines Bild angesehen wird, während es zum anderen gerade bei einer sehr umfangreichen Bewerbung weitaus übersichtlicher sein kann, sämtliche Unterlagen in einer einzigen PDF-Datei zusammenzufassen, anstatt ein Dutzend verschiedener Dokumente einzeln anzuhängen.

Erstellen können Sie eine solche PDF-Datei mit zahlreichen kostenlosen Programmen, wie etwa dem PDFCreator.

7. Anhänge der E-Mail-Bewerbung überprüfen

Erneut eine Binsenweisheit, die dennoch notwendig ist: Überprüfen Sie die Anhänge Ihrer E-Mail-Bewerbung vor dem Versenden auf folgende Punkte:

  • Können diese problemlos geöffnet werden (siehe Punkt 6.)?

  • Sind die Dateinamen selbsterklärend? "1.jpeg" und "brief.doc" sind wenig aussagekräftig. Verwenden Sie besser zB "Lebenslauf_Thomas_Müller.doc" oder "Arbeitszeugnis_Firma_Schmidt.jpg".

  • Ist die Größe der Anhänge akzeptabel? Zwar sind die Zeiten vorbei, als noch um jedes kByte gefeilscht wurde. Aber eine E-Mail-Bewerbung in der Größe von zig Megabyte bereitet Ihrem Gegenüber keine Freude. Gerade bei der Umwandlung eines oder mehrerer Dokumente ins PDF-Format kann viel Platz gespart werden.

8. Telefonnummer in der Mail hinterlegen

Erleichtern Sie Ihrem Gegenüber die Kontaktaufnahme, indem Sie Ihre Telefonnummer nebst Namen und Wohnadresse im Anschreiben nach der Grußformel hinterlegen. Somit muss er nicht extra wieder den Aufhang öffnen und kann Sie rascher kontaktieren. Bitte achten Sie deshalb unbedingt auf die Richtigkeit der Kontaktdaten! Gerade bei einer neuen Handynummer kann rasch ein Zahlendreher passieren oder aus Gewohnheit eine alte Telefonnummer angegeben werden. Überprüfen Sie deshalb Ihre Handynummer, um nicht möglicherweise einen entscheidenden Anruf nie zu erhalten!

9. Korrekte Rechtschreibung in der E-Mail-Bewerbung

Ein weiterer wichtiger, leider oftmals vernachlässigter Punkt: Kontrollieren Sie Ihre E-Mail-Bewerbung hinsichtlich der Rechtschreibung. Zwar findet die Rechtschreibprüfung von Microsoft Word viele Fehler, einen Lektor ersetzt sie aber nicht. Falls Sie in Punkto Grammatik oder Stil nicht ganz sattelfest sein sollten, lassen Sie Ihre E-Mail-Bewerbung Korrekturlesen. Bestimmt findet sich jemand, dem Sie in diesen Belangen vertrauen und der die nötige Erfahrung und Kompetenz hierzu aufweist.

10. Nachhaken, aber nicht lästig werden

Es ist durchaus legitim und sogar erwünscht, einer E-Mail-Bewerbung einen Anruf mit der Frage folgen zu lassen, ob diese angekommen ist. Auch dem vorsichtigen Nachhaken wird mit Verständnis begegnet. Achten Sie jedoch darauf, Ihrem Gegenüber nicht lästig zu werden. Gerade die scheinbare Anonymität von Mails verleitet dazu, mehr Nachrichten als nötig oder erwünscht zu senden. Der zuständige Personalchef wird Ihnen gewiss mitteilen, wann ungefähr Sie mit einer Anwort rechnen dürfen. Respektieren Sie dies und bombardieren Sie diesen nicht mit ungeduldigen Mails.

Gänzlich Abstand nehmen sollten Sie davon, beispielsweise Freundschaftsanfragen via Facebook zu senden. Falls Sie annehmen sollten, dass der Artikelautor maßlos übertreibe, so kann Ihnen dieser bestätigen, dass manche Bewerber tatsächlich zu solchen unangebrachten Maßnahmen greifen.

Viel Erfolg bei Ihrer E-Mail-Bewerbung!

Bestimmt waren Ihnen die meisten dieser 10 Tipps zum Erfolg bei Ihrer E-Mail-Bewerbung bereits bekannt, der eine oder andere Ratschlag mag hoffentlich trotzdem als nützliche Ergänzung erachtet werden. Ich wünsche Ihnen vorab viel Erfolg bei Ihrer E-Mail-Bewerbung, und bitte vergessen Sie nie, dass auch im 21. Jahrhundert am anderen Ende der Leitung ein Mensch sitzt und kein seelenloser Computer.

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