Email Archivierung ist für Unternehmen Pflicht

Welche Emails müssen wie lange gespeichert werden?

Laut gesetzt müssen ausnahmslos alle Unternehmen Emails für mindestens 10 Jahre speichern, die im Sinne des Handelsgesetzbuches als Dokumente definiert sind. Dazu zählen Buchungsbelege, Handelsbriefe, Jahresabschlüsse und Inventare. Rechnungen, Aufträge und Auftragsbestätigungen sowie alle steuerrelevanten Emails müssen hingegen nur 6 Jahre lang archiviert werden. Die Frist beginnt nicht etwa bei Erhalt der Email, sondern jeweils am Ende eines Kalenderjahres.

Wie müssen Emails archiviert werden?

Für die Emailarchivierung im Sinne der gesetzlichen Pflicht reicht es nicht aus, Emails einfach auf einem Datenträger oder Server zu speichern. Die Emails müssen vielmehr nach den Grundsätzen EDV-gestützter Buchführungssysteme gespeichert werden. Dazu gehört die Speicherung mit einem unveränderbaren Index.

Auch bezüglich des Speichermediums gibt es klare Vorschriften. Das Speichermedium und das Dateiformat müssen gewährleisten, dass bei der Wiedergabe eine bildliche Übereinstimmung mit der Original Email gegeben ist. Im Übrigen müssen Emails digital archiviert werden, das Ausdrucken auf Papier und anschließende Archivieren ist nicht zulässig. Die Begründung ist, dass in diesem Falle die Originalform der Dokumente verändert werde. 

Für die Emailarchivierung braucht es eine spezielle Software

Unternehmen kommen um die Verwendung einer speziellen Software zur Email Archivierung im Prinzip nicht herum. Derzeit sind alleine in Deutschland über 40 verschiedene Software Angebote zur Email Archivierung erhältlich. Welche im Einzelfall zu bevorzugen ist, hängt von verschiedenen Faktoren wie der Größe des Unternehmens und dem Umfang des Email Verkehrs, vorhandenen IT-Systemen und einigen weiteren ab.

Bei der Auswahl der Software sollten Unternehmen aber unbedingt darauf achten, dass sie auch den gesetzlichen Anforderungen an die Email Archivierung gerecht wird. Dies ist bei TÜV zertifizierten Programmen wie z. B. der Software REDDOXX MailDepot garantiert der Fall.

Mit einer solchen Software gelingt die Email Archivierung vollautomatisch. Programme wie ReDDoXX MailDepot werden im Netzwerk manipulationsgeschützt installiert und archivieren und indexieren den Emailverkehr automatisch.

Eine gute Software für die Email Archivierung bietet natürlich zahlreiche Zusatzfunktionen und kann auch im Alltag die Arbeit für Mitarbeiter erleichtern. Einige Programme funktionieren zum Beispiel wie eine Suchmaschine für Emails, das Auffinden von älteren Mails ist damit auch dann möglich, wenn die Emails auf einem externen Speichermedium ausgelagert wurden.