Absage an den Papierkrieg im Büro - Teil 1

Kein Hype um Papier.

Papier ist kein Hype-Thema, das ist klar. Dennoch ist es wichtig, auch an dieser Stelle darüber zu schreiben. Digitale Medien bieten das ja an. Wie man es auch dreht und wie man es wendet, es wird kein guter Film aus dem Thema Papier. Weiterlesen sollten Sie trotzdem, denn an Wichtigkeit verliert das Thema dadurch nicht.

Durch die tägliche Unachtsamkeit, Bequemlichkeit und Ignoranz in Bezug auf dieses Thema torpedieren wir fortwährend alle großflächigen und individuellen Bestreben nach Umweltschutz und Nachhaltigkeit. Dabei geht es nicht einmal um industrielle Großsünder, sondern vielmehr um uns, unsere Schreibtische im Büro und daheim. Es geht um alltäglich, kaum merkliche Mikro-Verschwendung und Wege dem Herr zu werden.

Der Briefträger ist ein Störenfried! - Aus meinem Arbeitsalltag.

In meinem Büro trudeln täglich Briefe ein. Mal eine Hand voll, mal kistenweise. Der Briefträger übergibt sie, pflichtbewusst, wie er nun einmal ist. Nach dem Entgegennehmen und Öffnen der Briefpost beginnt das Vorselektieren. Drei Stapel werden gebildet:

1. "wichtig"
2. "unwichtig"
3. "mal sehen..."

Dabei fällt schnell auf, dass Stapel 2 "unwichtig" tendenziell am wachstumsstärksten anzusehen ist. Darin finden sich nichts sagende Werbebriefe, Adressänderungsmitteilungen, die schon lange bekannt sind oder verzweifelte Versuche einen Online-Newsletter per Post abzumelden. (Menschen sind sehr kreativ, was das angeht.)

Nach der ersten Runde widme ich mich den "mal sehen..."-Exemplaren. Das Ergebnis ist erneut ernüchternd. Fast alles landet auf dem zweiten Stapel und wird direkt entsorgt. Übrig bleib ein geringer Anteil der Gesamtbeute zur weiteren Bearbeitung. Die drei nächsten Arbeitsschritte:

1. "unwichtige" Briefe (Stapel 2) entsorgen
2. "wichtige" Briefe (Stapel 1) einscannen
3. "wichtige" Briefe entsorgen.

Nach ein paar Minuten füttere ich also die Papiertonne mit allen Briefen, die mir zugegangen sind.

Konsequenzen muss man selbst ziehen

Nach dem Scannen und Entsorgen der Briefpost mach ich mich an die Bearbeitung. Dabei beschränke ich mich allerdings nicht auf das bloße Abarbeiten der Arbeitsaufträge durch die Kunden. Alle Ansprechpartner erhalten mit Ihrer Bestätigung über die Erledigung der Aufforderung einen Hinweis darauf, dass wir gerne solcherlei Anfragen künftig per E-Mail entgegen nehmen. Das würde die Umwelt schonen und Geld wie Zeit sparen. Das tue ich nicht, weil ich es muss, sondern weil es für mich eine logische Konsequenz daraus ist, dass ich mich zuvor über diese massenhafte, unnötige Papierverschwendung geärgert habe. Also muss ich auch aktiv werden.

Wie Großunternehmen Digitalisierung blockieren

Auffällig ist immer wieder, dass vor allem große Firmen, global player, Branchenprimi und Trendsetter nach wie vor auf den altgedienten Brief setzen, um die Welt über eine Änderung der Telefonnummer zu informieren. Das eigentlich ärgerliche daran ist nicht unbedingt, dass sie mir diesen Brief schickten - sondern allen Kunden bzw. allen Adressen, die sie in ihrem System irgendwie für Kunden halten. Darunter fällt häufig auch schlicht und ergreifend jede Firma, die ihnen irgendwann einmal Werbung hat zukommen lassen. Dass sowas dann in Auflagen von hunderten oder tausenden Briefe mündet, das ist nur logisch. Unternehmen die der Gegenwart besonders zugewandt sind, schicken das ganze parallel auch noch per E-Mail an mich - und alle - heraus. Und so geschieht das mit jeder Korrespondenz. Aber selbst dieser Prozess ist nur die äußerst ärgerliche Spitze des Eisbergs und der umweltbezogenen Geschmacklosigkeiten.

Wir sind ja alle nicht besser.

Der Papierkrieg im Alltag

Immer wieder muss ich mir im alltäglichen Business die Frage stellen, ob ich denn alleine bin, mit dem Gefühl, dass noch immer viel zu viel Papier in Einsatz und Umlauf ist. Es stimmt mich nachdenklich, dass trotz aller Digitalisierung und Möglichkeiten durch E-Mail, Cloud & Co. nach wie vor Haftnotizen an Bildschirme geklebt und das Papier stapelweise ausgedruckt, bekritzelt und fortgeworfen wird.

Höhere Verbindlichkeit nur vorgegaukelt

Natürlich ist es in vielen Fällen nötig, dass man ein verbindliches, ein haptisches Dokument erhält.

Keine Frage - Papier ist etwas von Dauer. Es verfügt über Haptik, Geruch und es raschelt - wichtig (manchmal)!

Es gibt durchaus Anwendungsbeispiele, die genau das brauchen. Urkunden, Auszeichnungen - Dokumente zum Beispiel, die man an die Wand hängt, oder abheftet, weil sie zu sperrig sind, um sie sich stolz um den Hals zu hängen. Dokumente also, mit hohem ideellen wert. Gehören tatsächlich auch x-beliebige Kaufverträge, Adressänderungen, Kündigungen für Handyvertrag oder Zeitschriften-Abo oder gar Telefonnotizen und Rückrufbitten dazu?

Was ist der ideelle oder offizielle Wert dieser Zettelwirtschaft? "Nicht existent!" Wozu auch? Zu den großen Helfern und Errungenschaften unserer Zeit gehören unter anderem E-Mails, digitale Unterschriften, Signaturen, Fernabsatzgeschäfte und Software wie Outlook, Evernote & Co., die einem das Delegieren von Rückrufen und das Verfassen von Notizen jedweder Art abnehmen. Das beste an diesen Tools und Möglichkeiten: Man sucht im Nachhinein nicht Papierstapel um Papierstapel ab, um an Dokument oder Notiz XYZ zu kommen. Suchbegriff eingeben und fertig. "Gesucht, gefunden" also. Zeit, Geld und Nerven gespart.

Die Verschwendung ist kaum (be)greifbar

Wenn ich mir vor Augen halte, dass in Deutschland jedes Jahr "viereinhalb Milliarden Blatt" Post-Its verbraten werden, dann wundert mich nicht mehr viel. "Viereinhalb Milliarden Blatt" Post-Its werden jährlich verbraten? Allein in Deutschland!

2005, so die FAZ, wurden über 100 Länder mit Post-Its der Marke 3M beglückt. Allein in Deutschland würden jährlich viereinhalb Milliarden bunte Zettelchen beschriftet, vollgekritzelt und schlussendlich irgendwohin geklebt. Der Großteil davon ist anschließend auf Nimmerwiedersehen im Papierkorb verschwunden. Hinzu kommen noch Blätter aus Ringbüchern, College-Blöcken und anderen Utensilien aus Schreibwarengeschäft oder Gruschelkorb beim Discounter.

Wir müssen endlich mitdenken!

Immer öfter spreche ich meine Mitmenschen auf dieses Problem der täglichen Verschwendung von Papier an. Die Ausreden (etwas anderes ist es nicht), die einem - wohl meist aus Verlegenheit - aufgetischt werden, sind immer die gleichen:

• "Ich komme damit nicht klar."

In Ordnung. Haben Sie es denn überhaupt versucht? Mehr als einmal? Womit sind Sie denn nicht klar gekommen?

• "Das ist mir zu unsicher."

In Ordnung. Eine Haftnotiz ist ein überaus sicheres Kommunikationsinstrument. Ein tagelang umhergeisternder Brief mit einer Adressänderung wird ernster genommen werden. Und überhaupt: Die E-Mail wird doch eh nicht ankommen.

• "Ich mach' das schon immer so!"

Ja, schon klar. Das ist ja das Problem!

Ebenso werden auch Ausreden präsentiert, die vermitteln sollen, Menschen hätten Berührungsängste bezüglich "neuer Medien". Schade nur, dass diese neuen Medien gar nicht mehr so neu sind. Um genau zu sein, ist die E-Mail älter als ich selbst. Die erste E-Mail wurde 1984 verschickt.

Das ganze wäre noch halbwegs nachvollziehbar, würden die gleichen Menschen nicht bei der Beantwortung dieser Frage kurz von ihrem Smartphone aufblicken und während sie sprechen, ohne hinsehen zu müssen, schnell drei bis elf Postings bei Facebook "liken" oder irgendwelche Tweets retweeten. 

Programmvorschau

Im nächsten Teil lesen Sie, was digital arbeiten und leben wirklich bedeutet. Sie erfahren, was man alles tun kann und wo Digitalisierung auch objektiv problematisch wird.

Außerdem:

• wie effektiv und mit einfachen, vorhandenen Mitteln papierlos arbeiten
• wie ich begonnen habe, auch meinen privaten Papier-Alltag komplett zu digitalisieren.

to be continued....