Absage an den Papierkrieg im Büro - Teil 2

Im ersten Teil wurde das grundsätzliche Problem angerissen sowie meine Ansicht und erste Schritte dagegen. Nun der versprochene zweite Teil.

"Immer öfter spreche ich meine Mitmenschen auf dieses Problem der täglichen Verschwendung von Papier an. Die Ausreden (etwas anderes ist es nicht), die einem - wohl meist aus Verlegenheit - aufgetischt werden, sind immer die gleichen." So hieß es im ersten Teil der Reihe. Was man tun kann, um selbst mit gutem Beispiel und effizient vorzugehen, stelle ich hier vor. In folgenden Teilen möchte ich weiter auf einzelne Punkte dieses "Teil 2" eingehen. Rückmeldungen und Meinungen sind immer erwünscht.

Rückblick: Schlussaussage aus Teil 1

Der erste Teil endete bewusst mit standardmäßigen Ausreden und Ausflüchten von Leuten, die man darauf anspricht, weshalb sie ineffiziente, verschwenderische Dinge tun, wie in vernetzten Büros Telefonnotizen auf Papier zu schreiben, oder munter Post-Its an fremde Bildschirme pappen.

Der Realität ein Stückchen näher

Sehen wir es realistisch. Digitale Lösungsansätze sind folgendes:

schneller
kostengünstiger
Ressourcen schonender
besser nachprüfbar
flexibler
integrierbar
teilbar
recherchierbar
übersichtlicher

Digitale Alternativen zu Papierkrieg und Briefpost sind vielfältig und eine bereichern Arbeitsabläufe. Im Jahr 2015 mag ich nicht davon ausgehen, dass es Berührungsängste sind, die Menschen und ganze Firmen davon abhalten, einfache Anfragen per E-Mail zu verschicken; in Zeiten von PDF, digitalen Signaturen und Co. muss das papierlose Büro absoluter Standard sein.

Die Frage unbeantwortet: "Weshalb schaffen wir es nicht, uns vom Papier loszusagen? Wenigstens in diesen Situationen, in denen es unzählige andere Alternativen gibt, die billiger, schneller und bequemer sind?" Ich vermute: Die Angst vor der Reaktion!

Digitale Anfragen provozieren postwendende Reaktion

Unsere Gesellschaft erfährt einen selbstbewussteren im Umgang mit Technik und dem "neuartigen Kram", der ihr vorgesetzt, angeboten und teilweise aufgezwungen wird. Quasi wie Lesen und Schreiben, mit dem Auto zu fahren usw. Dass anfänglich Zurückhaltung oberstes Gebot hat, ist in Deutschland bekannterweise nichts Neues. Woanders auch nicht. Nun ist es jedoch so, dass diese "Anfänglichkeiten" viele Jahre zurückliegen. Laut Statista haben sich 76,8% der Deutschen im Jahr 2014 ins Onlinegewühl gewagt. Immerhin, so Statista weiter, seien es 2004 lediglich 53% gewesen.

In diesen zehn Jahren haben die Menschen vermehrt die Angst vor dem Internet verloren. Sie dämonisieren die nötigen Geräte nicht mehr. Die meisten haben eine wichtige Eigenschaft unserer "neuen" Zeit kennengelernt: Direkte Antworten. Direkte Ergebnisse.

"Eine E-Mail provoziert eine direkte Antwort auf mein Anliegen."

Die Folge: Aufgaben, Anliegen und Anfragen werden verbindlich. Arbeitsergebnisse erwartet man kurzfristig nach Beenden der Arbeit. Ein Druck, dem sich einige hervorragend dadurch entziehen, dass sie eine Haftnotiz am Arbeitsplatz des Kollegen befestigen oder die Kundenreklamation per Briefpost beantworten. Es vergehen Stunden oder Tage bis die Nachricht vorliegt. Bearbeiten und Beantworten kosten weitere Zeit. Ein klarer Pluspunkt für das Papier - für Freunde von Prokrastination oder der Angst vor Reaktionen, Rückfragen oder zusätzlichen Arbeiten haben. Für mich ist das eine absolut unbefriedigende Situation. "Zum Teufel mit dem Papier!"

Touch. Point. Sieg.: Kommunikation in Zeiten der digitalen ...

Für immer aufgeräumt - auch digital: So meistern Sie E-Mail-Flut und ...

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Konsequent Papier vermeiden

5 Tipps zur konsequenten Vermeidung des Papierverbrauchs in Büro und Alltag

E-Mails bleiben E-Mails
E-Mails nicht ausdrucken, um sie jemandem zu zeigen. "Weiterleiten" und Kommentare hinzufügen ist sinnvoller.
PDF bleibt PDF
PDF-Dokumente nicht ausdrucken. Adobe PDF Readersowie viele andere PDF-Leseprogramme beherrschen hervorragend Notizen, Anmerkungen und Zeichnungen direkt im Dokument. Das klappt mit ganzen Formularen und mit Unterschriften.
Alle hassen Excel-Ausdrucke
Müssen auf konkrete Anweisung hin, Excel-Daten gedruckt werden, sinnvolle Druckbereiche festgelegen. Meist sind nur bestimmte Teile der Tabelle relevant. Manchmal nur zwei Spalten. Weshalb elf Seiten ausdrucken, von denen fünf nur die letzten drei Buchstaben von Spalte "T" enthalten?
Haftnotizen, Zettelchen und Faxe ersetzen
Schicken Sie diese ganzen kleinen quietschbunten Zettelchen zur Hölle. Das Faxgerät packen Sie besser gleich mit dazu. Benutzen Sie E-Mails! Outlook & Co. verfügen über hervorragende Funktionen, um Notizen und Aufgaben zuzuweisen. Oder verwenden Sie zur Projektplanung Dienste wie "Trello".
Was das mit dem Faxgerät heißen sollte? Weg damit! Faxe können umwelt- und geldschonend direkt über Router oder ganze Onlineservices abgerufen werden. Dafür muss meist nichts Faxnummer geändert werden.
Entsorgen Sie Ihren Notizblock!
Sie brauchen keinen gesonderten Notizblock. Für Aufzeichnungen während eines Telefonats verwenden Sie die Rückseite eines der unzähligen Werbeanschreiben, die irrsinnigerweise Tag für Tag bei Ihnen eingehen. Für Notizen, die Sie in Ruhe niederschreiben, verwenden Sie am besten Evernote, To-Doist oder einen anderen Dienst. Darin können Sie häufig Mitarbeiter und Kollegen direkt zu Notizen und Projekten zuweisen und ganze Aufgabenlisten für Projekte verwalten. Ohne einen Schnipsel Papier!

Schlusswort

In einigen der kommenden Beiträge werde ich näher auf die oben genannten Punkte, vor allem auf Nummer 4 und Nummer 5, eingehen. Sie haben noch weitere Ideen oder möchten Sie mir mitteilen, wie das bei Ihnen abläuft und wie Sie sich die Zukunft (ohne Papier) vorstellen? Dann kommentieren Sie gerne oder schreiben Sie mir eine E-Mail.

to be continued....

SKCommDE, am 30.04.2016