DSGVO für Kreis-, Stadt- und Gemeinderäte in Bayern

Was der bayerische Datenschutzbeauftragte sagt

Die DSGV hat strenge Regeln. Im Freistaat Bayern ist Prof. Dr. Thomas Petri der Landesbeauftragte für den Datenschutz, der ein Auge auf die Einhaltung der Regeln wirft.
Er sagt in einer Pressemitteilung vom 1. Oktober 2020:

»...Im Mai 2020 haben bayernweit die neu gewählten Stadträte, Marktgemeinderäte und Gemeinderäte ihre Arbeit aufgenommen. Nicht wenige Mitglieder der Gremien konnten erstmals ein kommunales Mandat übernehmen. Für eine erfolgreiche Arbeit braucht es Wissen über den rechtlichen Rahmen – auch im Datenschutzrecht: Die kommunalen Gremien entscheiden regelmäßig über Einzelangelegenheiten von Bürgerinnen und Bürgern wie auch von Beschäftigten der Gemeinde, so etwa bei der Erteilung des gemeindlichen Einvernehmens für eine Baugenehmigung, bei der Stundung einer Abgabenschuld oder bei der Einstellung von Personal. Ihre Mitglieder erhalten dabei Kenntnis von – teils durchaus sensiblen – personenbezogenen Daten. Was ist nun im Umgang mit solchen Daten zu beachten?

 Antworten auf diese Frage gibt die vom Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz neu veröffentlichte Broschüre »Datenschutz für bayerische Gemeinderatsmitglieder«. Zur Sprache kommt etwa die Verschwiegenheitspflicht der Mandatsträger, die auch dem Schutz personenbezogener Daten dient. Darin erläutert sind wichtige datenschutzrechtliche Vorgaben für die Gemeinderatsarbeit anhand von 25 typischen Situationen aus der Praxis. Die Handlungsempfehlungen sind auch für Nichtjuristinnen und Nichtjuristen verständlich...«
Die Broschüre gibt es als Download oder auch als kostenlose Printausgabe.

Nachfrage eines konkreten Falls zum Thema Überstunden

Gerade in Corona-Zeiten kann es durchaus möglich sein, dass Überstunden geleistet werden müssen. Jedoch müssen sie im Vorfeld schon vom Dienstherrn genehmigt werden. Um eine exorbitante Anzahl an Überstunden zu vermeiden, ist es ratsam, eine entsprechende Dienstanweisung zu formulieren. Das muss in Absprache mit dem Personalrat geschehen. Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter ist so gehalten, sich zu disziplinieren, ein entsprechendes Zeitmanagement umzusetzen, um strukturbedingte Überstunden zu vermeiden. In der befragten Behörde wird folgende Auskunft gegeben:

• Mehrarbeit (Arbeit während Rahmenzeit). Die Dienstvereinbarung sieht vor: 40 Plus- bzw. 20 Minus-Stunden pro Halbjahr (30.06 und 31.12 Stichtag) bei Vollzeitkräften sind genehmigt. Diese sind innerhalb des Zeitraums zu nehmen, sonst verfallen sie. Per begründetem Antrag ist im Einzelfall eine Übertragung möglich
• Überstunden (Arbeit am Wochenende oder Nachts). Der Abrechnungsabschnitt ist das Kalenderjahr. Am Jahresende sind max. 80 Stunden bei einer Vollzeitkraft übertragbar. Mehr Stunden können auf Antrag im begründeten Einzelfall übertragen werden
• Aufgrund der Pandemie werden diese Regeln derzeit angepasst angewendet, da sich die genannten Rahmen bei vielen Mitarbeiter*innen nicht einhalten lassen. So ist etwa der Stichtag 30.06 ausgesetzt.
• Bei Auskünften der Verwaltung zu Stundenzahlen von Mitarbeiter*innen an Gremien ist der Personaldatenschutz zu beachten. Dieser hat einen hohen Stellenwert. Es dürfen keinerlei Rückschlüsse auf einzelne Mitarbeiter*innen möglich sein.

Wie bereits in der Einführung im Artikel erwähnt, hat der Rechnungsprüfungsausschuss hier besondere Rechte. Er unterliegt aber der strengen Geheimhaltung. Protokolle aus dem Ausschuss dürfen beispielsweise nicht weitergeleitet werden. Auch keine Inhalte aus der Prüfung, besonders dann, wenn es sich um Personalangelegenheiten handelt.

Insofern ist den ehrenamtlichen Mandatsträgern anzuraten, eine Dienstvereinbarung zu beantragen, um eine exorbitanten Überstundenanhäufung von vornherein zu vermeiden.