Einen Briefkopf entwerfen und erstellen

Eine Lanze für "richtige" schriftliche Post

Zugegeben, die meisten E-mails werden in dem selben Tempo nach Erhalt gelöscht wie die Weihnachts- und Urlaubsgrüße mit Standardtext per Postkarte in den Papierkorb wandern. Als tägliche "Spams" im Briefkasten an der eigenen Wohnungstür könnte die personifizierte Werbung bezeichnet werden. Sie ist fast so zahlreich und unerwünscht wie die elektronische Werbung.

Ein persönlicher Brief sollte aber anders als die schnell entworfene E-mail mit Bedacht abgewogene Worte enthalten. Wer schreibt, legt Wert auf Inhalt, Wortwahl und Stil und nimmt sich Zeit für ein Ausformulieren der Worte. Wer von den "blöden" Animationen nicht lassen kann, weil er sie in jeder E-mail "chic" findet, kann per Hand Bemerkungen an den Rand seines Briefes schreiben, kleine Bilder malen oder Fotos beilegen und auch besonderes Briefpapier auswählen, je nach dem Inhalt des Briefes.

Büttenpapier, für eine formelle Einladung zu einer runden Geburtstagsfeier gedacht, könnte bei einem Liebesbrief Irritationen hervorrufen.

Auch ein elektronischer Brief braucht den richtigen Briefkopf

Sicherlich sind Absender eines handschriftlichen Briefes absolut in der Minderzahl, weil das Schreiben mit dem Computer einfacher ist und schneller geht. Es werden aber auch per Computer Briefe verschickt, die wichtig sind und deshalb "einiges hermachen sollten". Für derlei elektronische Post können sich Interessierte den Briefkopf individuell gestalten. Früher benötigte man für einen schön gestalteten Briefkopf die Hilfe einer Druckerei, heute läßt die Technik im eigenen Computer alle Möglichkeiten zu.

Der Inhalt eines Briefkopfes für Privatpersonen

Für private Post gibt es keine einzuhaltenden Formvorschriften für den Briefkopf. Er sollte allerdings Vorname und Name, eine Telefonnummer im Festnetz und eine Telefonnummer zur erreichbarkeit per Handy, eine E-mail Adresse und eine eventuelle Homepage enthalten, um alle Kontaktmöglichkeiten aufzuzeigen. Auch das Datum sollte in der Vorlage enthalten sein, um den Tag der E.mail zu dokumentieren. Eine persönliche Note kommt hinzu, wenn der Brief in einem am Computer erstellten Schreiben mit einem handschriftlichen Datum versehen wird, bevor es zur Post gegeben wird.

Der Inhalt eines Briefkopfes für Selbständige

Hier sind gesetzliche Formvorschriften über Mindestangaben in einem Briefkopf einzuhalten.

Bei Einzelunternehmern müssen mindestens der Vor- und Nachname mit der gültigen Anschrift angegeben sein; eine Angabe eines Postfaches genügt nicht.

Eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) muss mindestens den Vor- und Nachnamen eines Gesellschafters und die gültige Adresse enthalten. Auch hier genügt die Angabe eines Postfachs nicht.

Ist die Firma im Handelsregister eingetragen, muss der Briefkopf die Firmenangaben laut Handelsregisterauszug, den Ort der Niederlassung, das Registergericht und die Handelsregister-Nummer enthalten. Dazu müssen sämtliche Geschäftsführer mit Vor- und Zunamen genannt werden.

Handelt es sich um eine GmbH, muss der Briefkopf die Firma, die Rechtsform, den Sitz der Gesellschaft, das Registergericht und die Handelsregister-Nummer enthalten.

Bei allen übrigen Rechtsformen wie GmbH & Co., KG und OHG müssen Firma, Rechtsform, Sitz der Gesellschaft, Registergericht und die Handelsregister-Nummer angegeben sein.

Einen Briefkopf gestalten

Wer für seinen persönlichen Gebrauch einen Briefkopf erstellen möchte, sollte die beiden möglichen Alternativen für sich bedenken und auch entscheiden: Entweder ein schnörkelloser Briefkopf nur mit den erforderlichen Angaben oder ein grafisch gestalteter Briefkopf mit Verwendung von Vorlagen, Gestaltung mit dem eventuellen Logo oder einem Foto. Der Briefkopf sagt etwas über die Persönlichkeit des Absenders aus.

Ein Briefkopf sollte nur das obere Drittel einer Seite einnehmen, es sei denn, verwendete Farben wenden zum unteren Seitenteil blasser oder laufen nach unten aus.

Ein guter Briefkopf kann durchaus bei Absender und Adressat für einen gewünschten Wiedererkennungswert sorgen. Achten Sie aber darauf, dass der Briefkopf nicht zu einem Hauptteil eines Schreibens wird oder zu groß oder zu aufdringlich ausfällt. Am wichtigsten ist immer noch der Inhalt des Schreibens!

Vorlagen für die Gestaltung eines Briefkopfes

Mit MS Office lassen sich schöne Vorlagen für einen Briefkopf verwenden. In Word von Microsoft finden sich Briefkopfvorlagen, die eine weitere eigene Gestaltung erlauben. Der Weg dorthin führt über Neues Dokument öffnen anklicken und in der Übersicht den Punkt Briefpapier und dann Briefkopf auswählen.

Wem diese Vorlagen nicht gefallen, muß entweder einen eigenen Briefkopf kreieren oder sich nach weiteren kostenlosen Vorlagen umsehen, wenn er kein Geld für teuere Programme ausgeben will. Die Erstellung eines eigenen Briefkopfes setzt allerdings Kenntnisse bei der Bearbeitung von Word voraus; anderenfalls könnte statt eines neuen Briefkopfes ein Scheitern vorprogrammiert sein.

Auch der Microsoft Publisher hilft mit Ideen für einen Briefkopf. Er ist jedoch nicht immer bei den "von der Stange gekauften" Computern und Laptops im Softwarepaket mit dabei.

Kostenlose Vorlagen sind auch über SF Briefkopf oder über chip erhältlich.