Lästiges Thema Anlageninventur: Spezielle Systeme helfen bei der Durchführung

Effizienzsteigerung durch geeignete Systemunterstützungen

Die Inventur im weiteren Sinn umfasst alle Sachgegenstände, wie Vorräte, aber auch das materielle Anlagevermögen, immaterielle Vermögensgegenstände, Forderungen und Verbindlichkeiten. Die Inventur im engeren Sinne widmet sich der Bestandsaufnahme der Warenvorräte. In den meisten Fällen wird eine sogenannte Stichtagsinventur vorgenommen. Knapp vor oder direkt am Bilanzstichtag werden die Warenbestände körperlich gezählt. Möglich ist aber auch die "permanente Inventur". Bei dieser wird die Zählung der Produkte über das ganze Jahr verteilt, wobei darauf zu achten ist, dass auch bei dieser Vorgehensweise sämtliche Waren erfasst werden müssen.

Neben den organisatorischen Herausforderungen bezüglich Mitarbeiter- und Zeitressourcen ist eine Inventur mit systemtechnischen Problemstellungen verbunden. Um eine effiziente Inventur zu gewährleisten, ist ein geeignetes Inventursystem, das auf das Unternehmen individuell angepasst ist, absolut empfehlenswert. Diese Inverntursoftware erleichtert nicht nur die Inventurvorbereitung und -durchführung, sondern erhöht in den Augen externer Prüfer auch die Glaubwürdigkeit eines Inventurergebnisses.

Die Inventurvorbereitung

Ausgereifte Systeme bieten bereits in der Inventurvorbereitung eine wertvolle Unterstützung. Die Erstellung von Zähllisten, geordnet nach Lagerorten, Lagerplätzen oder Artikelnummern erfolgt ebenso automatisiert, wie die Darstellung des aktuellen Ist-Bestandes. In den Zähllisten, die dem Eintragen der tatsächlich gezählten Bestände dienen, darf der Soll-Bestand nicht angeführt werden. Dies könnte das mit der Zählung beauftragte Personal dazu verleiten, die Ist-Mengen einfach den Soll-Mengen anzugleichen. 

Die Erfassung der Inventur

Zur Erfassung der Ist-Bestände in der Warenwirtschaft, wird ein effizientes Anlageninventursystem eine Eingabemaske bieten, die der Struktur der Zähllisten entspricht. Dadurch wird eine zeitsparende Eingabe ermöglicht. Bereits vor dem Verbuchen der Bestände ist eine sowohl mengen- als auch wertmäßige Darstellung der Inventurdifferenzen hilfreich. Große Abweichungen können dadurch noch während der Inventur kontrolliert und gegebenenfalls korrigiert werden.

Die Verbuchung und Bewertung der Inventur

Durch die Verbuchung der Inventur werden die Soll-Bestände den inventierten Ist-Beständen angeglichen. Die korrekte Hinterlegung der entsprechenden Werte im Artikelstamm vorausgesetzt, wird ein modernes System auch für die handelsrechtlich korrekte Bewertung der inventierten Artikel sorgen. Wenn das Warenwirtschaftssystem mit dem Finanzsystem korrekt verbunden ist – sei es, weil das Unternehmen ein integriertes System installiert oder für entsprechende Schnittstellen gesorgt hat – erfolgt mit der Verbuchung der Inventur auch die Verbuchung des Inventurgewinnes oder -verlustes in der Finanzbuchhaltung. 

Die Analyse des Inventurergebnisses

Zuletzt unterstützt ein geeignetes System den verantwortlichen Inventurleiter oder Controller auch bei der Analyse des Inventurergebnisses. Die Abweichungen müssen sorgfältig analysiert werden, um dauraus Rückschlüsse auf das vergangene Geschäftsjahr zu erhalten. Erst wenn die Ergebnisse dieser Analyse in entsprechende Verbesserungsmaßnahmen münden, kann eine Inventur als abgeschlossen betrachten werden.