So gelingt das papierlose Büro

Was zeichnet ein papierloses Büro überhaupt aus?

Um völlig auf Papier zu verzichten, ist die nötige Hard- und Software von Nöten, da es sich um ein EDV-gestützte Verfahren (Elektronische Datenverarbeitung) handelt. Hierbei werden Dokumente elektronisch gespeichert und eine Übermittlung wird auch nur über diesen Weg realisiert. Auch ältere Dokumente und Archive werden eingescannt und digital gesichert. Es ist zudem wichtig, auf eine völlig rechtsgültige elektronische Signatur umzusteigen, da eine handschriftliche Signatur wegfällt.

Die Hürde mit der Signatur

Die eben genannte Signatur ist für viele Unternehmer ein Problem. Um dies völlig zu digitalisieren, benötigt es dafür geeignete Lösungen, die noch nicht weit verbreitet sind. Wer sich einmal näher mit dem Thema beschäftigt und nach weiteren Informationen sucht, findet zudem verschiedene Meinungen, ob dies nun rechtsgültig ist oder nicht.

Die Deutsche Post oder die Bundesdruckerei selbst bieten nach eigenen Aussagen Dienste an, die eine rechtssichere digitale Signatur ermöglicht. Hierbei stellen Sie einen Antrag auf eine Signaturkarte, bei der sich die betreffende Person identifizieren muss. Diese Karte enthält einen individuellen Chip, mit der mehrere Signaturen erzeugt werden können. Eine einzigartige Verschlüsselung bietet zudem Schutz vor fremden Zugriff.

Natürlich benötigen Sie nicht stets eine völlig rechtsichere Signatur und viele PDF-Softwarelösungen bieten gute Alternativen, um eine E-Signatur durchzuführen. Wer dennoch unsicher ist, sollte stets rechtlichen Beistand befragen, um alle Unsicherheiten zu verwerfen.

Effizienz und Kosten

Digitale Dokumente sparen generell Zeit, was bereits die Frage nach Effizienz und Kosten beantwortet. Natürlich ist jedem selbst überlassen, wie ordentlich man seine digitalen Dokumente speichert. Ein Dokumentenmanagement-System kann hierbei helfen und ist vor allem bei vielen Dateien sinnvoll. Gerade am Anfang sollten jedoch sauber strukturierte Ordner auf der Festplatte ausreichen. Externe Festplatten helfen zudem, alle Daten doppelt zu sichern. Neben der Zeit, spart man zudem den Kauf von Papier, neuer Hardware und Zubehör, wie z. B. Druckerpatronen.

Bleibt das papierlose Büro ein Wunschtraum?

Ein Büro, das ohne Papier auskommt, bleibt für viele nur eine Vision. Dies hängt vor allem damit zusammen, dass EDV-Kenntnisse schlichtweg fehlen oder die Gewohnheit die Überhand behält. Doch immer mehr Unternehmen zeigen, dass es möglich ist, seinen Papierbedarf drastisch zu senken. Vor allem junge Unternehmen sind hier Vorreiter. Auch umstrittene Cloud-Dienste wie Google Drive werden gerne als günstiges Hilfsmittel genutzt. Für ein kleines Start-up kann man hier bereits kostenlos bis zu 15 Gigabyte an Daten sichern und von überall zugreifen. Cloud-Dienste gibt es mittlerweile wie Sand am Meer und die eigene Präferenz entscheidet, welche Wahl man trifft, da verschiedene Dienste unterschiedliche Vorteile bieten.

Aller Anfang ist leicht

Wer den Weg des papierlosen Büros gehen möchte, der sollte einfach beginnen. Der Grundstein wurde wahrscheinlich bereits gesetzt. Wer PDF-Anhänge verschickt und empfängt, realisiert bereits die ersten Schritte. Das Ziel ist nicht die Zerstörung von Papierdokumenten, sondern ein effektiveres Arbeiten mit digitalen Dokumenten. Analysieren Sie Ihre alltägliche Papierwirtschaft und überlegen Sie sich, welche Prozesse sie ohne Probleme digitalisieren können.

Einfache Tipps für den Anfang

Rechnungen per PDF

Viele Dienste bieten automatisierte Möglichkeiten, Rechnungen zu versenden. Dies ist vor allem bei einem größeren Kundenstamm sinnvoll. Bevor es zu einem Vertrag kommt, kann man dies auch als umweltschonende Methode verkaufen, eine Rechnung per Post aber optional anbieten.

Zusätzliche Funktionen von Software nutzen

Die meisten Softwares bieten die Möglichkeit an, Notizen und Kommentare in einem PDF- oder Office-Dokument zu hinterlassen (z. B. Power PDF). Hierdurch können Anweisungen auch ganz einfach unter dem Team verteilt werden.

Ein zweiter Bildschirm

Wer Dokumente gerne ausdruckt, um eine bessere Übersicht von wichtigen Informationen zu behalten, dem ist ein zweiter Monitor zu empfehlen. Hier können Dokumente separat geöffnet werden, während man auf dem primären Bildschirm arbeitet.

Fax und Kontoauszüge online abrufen

Heutzutage ist es ohne Probleme möglich, Dinge wie ein Fax oder Kontoauszüge online einzusehen. Auch hier kann es zu einer Steigerung der Produktivität kommen, da die Verwaltung mit einem Dokumentenmanagement-System erleichtert wird.

Mobile Apps helfen

Es gibt einige kostenlose Apps, mit denen man sein Smartphone als tragbaren Scanner nutzen kann. Dadurch wird die Digitalisierung vereinfacht. Hierzu wird ein Dokument abfotografiert und in ein PDF formatiert. Die Qualität dieser Apps ist beeindruckend gut und Dokumente können nach dem Scannen einfach per E-Mail verschickt werden oder in die Cloud abgelegt werden.