Zeitmanagement - Was ist wichtig und was ist dringend?

Wertvolle Tipps zum Zeitmanagement nach dem doppelten Pareto-Prinzip; lerne wie du wichtige Aufgaben von unwichtigen und dringende von weniger dringenden trennst.

Ohne Zeitmanagement bist du leicht regelmäβig gestresst und weiβt häufig nicht, wie du den Berg von Aufgaben erledigen und deine Termine einhalten sollst? In diesem Artikel erhältst du wertvolle Tipps für dein persönliches Zeitmanagement. Nach ein bisschen Übung brauchst du nur ca. 5 Minuten, um deine auf dich abgestimmte To-Do-Liste zu erstellen. Wenn du sie dann nach dem doppelten Pareto-Prinzip abgearbeitet hast, wirst du nicht nur mehr Zeit haben, sondern dich auch besser fühlen und motivierter sein.

Zeitmanagement nach dem Pareto-Prinzip

Beim ersten Mal ist es sinnvoll eine persönliche To-Do-Liste zu erstellen. Dabei werden einfach alle zu erledigenden Aufgaben untereinander aufgeschrieben. In einem zweiten Schritt wird jede einzelne Aufgabe nach dem doppelten Pareto-Prinzip kategorisiert.

Das Pareto-Prinzip geht übrigens auf den italienischen Soziologen und Ökonomen Vilfredo Frederico Pareto (1848-1923) zurück. Es besagt, dass Anfang des 20. Jahrhunderts 20 Prozent der italienischen Familien über rund 80 Prozent des Volksvermögens verfügten. Im Laufe der Zeit wurde dieses Prinzip auch auf viele andere Lebensbereiche übertragen; häufig tragen wir nur 20% der Kleidung in unserem Kleiderschrank, 2 von 10 Verkäufen machen nicht selten 80% des Umsatzes eines Unternehmens aus und am Schreibtisch können wir in 20% unserer Zeit 80% aller Aufgaben erledigen.

1. Schritt: Persönliche To-Do-Liste erstellen

Jetzt schauen wir uns genauer an, wie wir dieses Pareto-Prinzip effektiv umsetzen können. Dabei öffnen Sie bitte das von mir vorbereitete Arbeitsblatt (siehe Link über dem Bild).

In der Tabelle gibt es eine vertikale Einteilung von A bis E. Diese bezieht sich auf die Wichtigkeit der Aufgaben, d.h. die wichtigsten Aufgaben werden in die "A-Kategorie" geschrieben, etwas weniger wichtige Aufgaben in die "B-Kategorie" usw.

Zeitmanagement Tabelle (Bild: Zeitmanagement Tabelle)

Horizontal können wir jetzt zusätzlich noch eine Aufteilung nach der Dringlichkeit vornehmen. So können wir festlegen, welche Aufgaben wir als erstes erledigen müssen.

2. Schritt: Persönliche Präferenzen einfach ausprobieren ....

Ich habe mir angewöhnt, zumindest die "A-Kategorie/dringend" mit realistischen Zeitblöcken und Pausen zu versehen. So kann ich bei Erstellung meiner Liste schneller erkennen, ob ich mir für einen Tag zu viel vornehme. Auf lange Sicht ist es sehr wichtig, dass die Aufgabenlast realistisch, d.h. machbar bleibt. Sonst führt der Versuch des Zeitmanagements nur zum Frust und am Ende verwirft man das neue Konzept ohne eine Alternative zu haben.

Das Ziel sollte sein, dass alle Aufgaben der "A-Kategorie/dringend" an einem Tag und zumindest ein Teil der "B-Kategorie/dringend" abgearbeitet werden. Die übrig gebliebenen Punkte sieht man sich dann am nächsten Tag an und teilt sie neu ein, z.B. "B-Kategorie-Aufgaben" wechseln in die "A-Kategorie".

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Toller Nebeneffekt dieser Zeitmanagement Methode - Man verliert langfristige Ziele nicht mehr aus den Augen

Auch wenn sich das Tagesgeschäft hauptsächlich in der dringlichen Spalte abspielt, lohnt es sich doch langfristige persönliche Ziele und Projekte in die linke Spalte "weniger dringlich" zu schreiben. Die meisten haben schon einmal eine tolle Idee gehabt, die sie nicht sofort umsetzen konnten; eine Reise in die Ferne, sich mit seinem Partner zusammen sozial engagieren, ein Restaurant aufmachen...

Jeder hat diese Träume und sollte sie nicht aus den Augen verlieren. Ich drucke meine Zeitmanagement-Tabelle daher jeden Tag aus; vorher aktualisiere ich sie nur in den Feldern der Kategorien "dringend A+B". Wenn ich mir dann meinen Plan aufhänge, habe ich auch jeden Tag meine langfristigen Ziele und Träume in der Spalte "weniger dringend" vor Augen. Dies hat dazu geführt, dass ich einige schöne Träume mehr realisiert habe, als in der Vergangenheit. Glaubt es mir und probiert es aus. Zeitmanagement lohnt sich!

Viel Erfolg und Spaβ mit euren Träumen!

Jürgen Spott

Darius, am 04.03.2012