Bei Geschäftsreisen die Rechnung nicht ohne die Geschäftskosten machen

Kostenverteilung bei Geschäftsreisen

Insgesamt wurden im Jahre 2012 von den deutschen Geschäftsreisenden bzw. ihren Arbeitgebern rund 46,7 Milliarden Euro ausgegeben. Die Hälfte davon entfiel auf Flüge und Unterkünfte, die zwei teuersten Aspekte. Die Übernachtung stellte circa 27 % der Gesamtkosten. Möchte ein Unternehmen Kosten einsparen, dann ist also hier anzusetzen. Statt auf ein Hotel zurückzugreifen, lohnt sich ein Gästezimmer in der Pension. Vor allem Großunternehmen und neu gegründete Firmen sind vermehrt dazu bereit, so genannte "no frills"-Unterkünfte zu wählen, die z. B. eher wie ein Zimmer im Boardinghouse oder eine gehobene Jugendherberge gestaltet sind und nur das Nützlichste statt dem gewohnten Luxus bieten. Können Events so gebucht werden, dass sich die Zahl der Übernachtungen reduziert, wirkt sich dies positiv auf das Budget aus. Mit bis zu 12 Milliarden Euro stellt die Geschäftsreise mit dem Flugzeug 26 % der gesamten Ausgaben. Das hat vor allem damit zu tun, dass immer mehr Geschäftsreisen ins Ausland gehen. Unternehmen agieren global oder multinational, weshalb Angestellte aus verschiedenen Ländern sich zu gemeinsamen Meetings einfinden. Bei Reisen im Inland hilft es, wenn man sich gegen den Flug und für die Bahn entscheidet, um die Kosten zu reduzieren. Das haben anscheinend immer mehr Betriebe erkannt: Die Bahnreisen kommen auf 18 % der Kosten, wobei berücksichtigt werden muss, dass viele Firmen einen Rabatt dank BahnCard erhalten und die Zahlen nicht wirklich die hohe Nutzung reflektieren. Die Kosten für Verpflegung sind im Vergleich zum Vorjahr ebenso wie die Übernachtungskosten gestiegen, da längere Geschäftsreisen üblich sind. Der Mietwagen steht an dritter Stelle, was die Nutzung und die verursachten Ausgaben bei den Transportmitteln anbelangt. War er in den letzten Jahren in Verruf gekommen, so lässt sich ein leichter Trend hin zur Geschäftsreise mit dem Auto bemerken. Das liegt u. a. an umweltfreundlicheren Angeboten wie z. B. Hybrid-Modellen.

Kostenmanagement ist unerlässlich

Die Analysen aus dem Reiseverhalten und den Reisekosten von 2012 legen nahe, dass Großbetriebe zwar mehr reisen und dadurch mehr ausgeben - im Vergleich aber auch besser zu sparen wissen als kleinere Unternehmen. Der Grund hierfür ist höchstwahrscheinlich, dass größere Unternehmen einen extra Angestellten mit der Reiseplanung beauftragen. Dieser sucht nach dem günstigsten und für alle Beteiligten komfortabelsten Angebot. Trotz des Anstiegs an Preisen für Fahrkarten, Benzin und Unterkünfte sind die Gesamtausgaben für Geschäftsreisen kaum gestiegen, was u. a. daran liegt, dass mehr Fokus auf Travel Management gelegt wird. Nur so war es möglich, sich etwa auf dem finanziellen Niveau von 2008 einzufinden.