Der Fruehjahrsputz im eigenen Dokumentenordner

Die ersten Sonnenstrahlen scheinen vom Himmel und es wird Zeit für einen Frühjahrsputz. Doch nicht nur die Wohnung oder das Haus sollte auf Vordermann gebracht werden, auch in den Schüben hat sich einiges an Briefen, Belegen, Bescheiden und dergleichen angesammelt. Dies sollte ebenfalls gründlich abgeheftet und aufbewahrt werden.

Doch was ist wichtig? Was sollte man aufbewahren und wie lange? Hier will ich Ihnen einen kleinen Überblick verschaffen, wie es sich mit den Aufbewahrungsfristen von Dokumenten und Belegen verhält.

Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge oder Zeugnisse sind sehr wichtige Dokumente und sollten ein Leben lang aufbewahrt werden.

Dies ist besonders wichtig für die Rentenversicherung. So kann man lückenlos sein Arbeitsleben belegen.

Auch Versicherungsscheine (Haftpflicht, Hausrat, Lebensversicherung oder Auto) sollte man so lange aufbewahren, wie die Versicherung auch besteht. Wichtig hierbei sind auch die Nachträge zu den Versicherungsscheinen, die meist jährlich oder bei Veränderung ins Haus flattern. Wurde eine Versicherung gekündigt, kann man den Versicherungsschein dazu entsorgen wenn man möchte. Das gleiche gilt für die Allgemeinen Versicherungsbedingungen.

Belege für das Finanzamt müssen von Privatpersonen zwar nicht direkt archiviert werden, aber sie sind für die Steuererklärung sehr wichtig. Wurden diese allerdings dem Finanzamt für den Steuerbescheid vorgelegt, können die Belege nach Ablauf der Einspruchsfrist entsorgt werden. Wird die Steuererklärung online erstellt, müssen die Belege ebenfalls bis zum Erhalt des Steuerbescheids aufbewahrt werden.

Kassenzettel und Belege von Käufen elektrischer Artikel oder Kleidung, Spielzeug und dergleichen sollten mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Dieser Beleg dient meist gleichzeitig als Garantiebescheinigung. Sollte in diesem Zeitraum etwas defekt sein, muss der Kassenzettel oder die Rechnung als Beleg beim Händler vorgelegt werden.

Kontoauszüge sollten ebenfalls nicht voreilig vernichtet werden. Sie dienen als Beweismittel für die Tätigung wichtiger Zahlungen, denn sogenannte Alltagsgeschäfte verjähren erst nach einer Frist von 3 Jahren.

Die Ausnahme bilden hier Belege für Wartungs- und Reparaturarbeiten an Grundstücken oder Gebäuden. Hier müssen die Rechnungen oder Belege zwei Jahre aufgehoben werden. Die zwei Jahre beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Handwerker oder Dienstleister die Rechnung ausgestellt hat.

Bei Unternehmern und Geschäftsleuten gestaltet sich das Thema Aufbewahrungsfristen etwas schwieriger.

Geschäftsbücher, Bilanzen, Inventurlisten oder sonstige relevanten Bücher müssen 10 Jahre lang aufgehoben werden. Das gleiche gilt außerdem auch für Aufzeichnungen in digitaler Form. Das bedeutet konkret das der Unternehmen zum heutigen Zeitpunkt alles vernichten kann, was älter als aus dem Jahr 1999 ist.

Wer dem Umsatzsteuerrecht unterliegt und beispielsweise Haus- oder Grundstückseigentümer ist, der muss Rechnungen für die Arbeiten rund ums Haus mindestens 2 Jahre aufbewahren.

Bei Mahnbescheiden oder gerichtlichen Urteilen ist ebenfalls Vorsicht geboten. Hier hat man ja eine 14-tägige Einspruchsfrist, die man bei Bedarf auch in Anspruch nehmen sollte, ansonsten drohen der Vollstreckungsbescheid und eine Menge Ärger. Urteile und Bescheide dieser Art gelten mindestens für einen Zeitraum von 30 Jahren, daher sollte man diese vorsichtshalber nicht entsorgen.

Eine Menge Fakten auf die Schnelle, doch dies dient nur dem ersten Überblick. Sollte man sich nicht sicher sein ob man etwas aufbewahren muss oder nicht, sollte man sich vorher unbedingt noch einmal bei einem Steuerberater oder beim Finanzamt informieren.