Erfolgreiche Geschäftsreisen dank Travel Management

Travel Management im Kommen

In der Vergangenheit musste man sich oft selbst um seine Geschäftsreise kümmern oder gab die Aufgabe an eine Sekretärin oder einen Office-Assistenten ab. Heutzutage gibt es in vielen Fällen einen Travel Manager mit eigenem Verantwortungsbereich. Bei Großbetrieben mit über 1.500 Angestellten verlassen sich mehr als 60 % auf das professionelle Travel Management. Liegt die Mitarbeiterzahl zwischen 500 und 1.500, wird immer noch bei fast 40 % der Betriebe ein Angestellter für das Reisemanagement verantwortlich gemacht. Je kleiner die Firma ist, desto weniger und unkomplizierter sind auch die Reisen und desto geringer ist der Bedarf einen Travel Manager einzustellen. Das Ziel der Einstellung eines Zuständigen für das Travel-Management ist meist, die Kosten so gering wie möglich zu halten, die komfortabelsten Reiselösungen zu finden und einen zentralen Ansprechpartner zu haben.

Vorteile und Möglichkeiten

In den Verantwortungsbereich eines Travel Managers fallen neben der Reiseplanung und der Reisekostenabrechnung in der Regel der Fuhrpark – wenn vorhanden – sowie indirekt mit Geschäftsreisen verbundene Themen wie mobile Kommunikation, Veranstaltungsplanung und Sicherheit. Im Grunde gehört also alles zum Aufgabenbereich, das mit dem Organisieren, Buchen und Dokumentieren von Geschäftsreisen sowie Fahrzeugnutzungen und außerbetrieblichen Events zu tun hat. Fast alle Unternehmen, die das Travel Management implementieren, stützen sich auf eine Reiserichtlinie. Diese Art der Reisekostenordnung, mit dem englischen "Travel Policy" übersetzbar, stellt firmenspezifische Vorgaben für Dienstreisen dar. Sie ist die Handlungsbasis für die Mitarbeiter und speziell den Travel Manager, denn sie legt Rahmenbedingungen wie Buchungsvorgänge, Finanzen, Verhaltensregeln und gesetzliche sowie unternehmensinterne Regelungen offen. Vor allem hier existiert großes Sparpotenzial, da die mit Geschäftsreisen zusammenhängenden Vorgänge einfacher und klarer nachvollziehbar werden. Es kommt beim allgemeinen Geschäftsreise-Management auf die Art und Weise der Organisation an, denn damit kann man an Kosten, Zeit und Ressourcen sparen. So sind immer mehr KMU und Großbetriebe von der Papier-basierten Reisekostenabrechnung zur Online-Variante bzw. computergesteuerten Abrechnung per Software umgestiegen. Der Anteil an Firmen, die beide Methoden nutzen, liegt aktuell zwischen 30 bis fast 50 %, die komplette Software-Lösung nutzen hingegen nur zwischen zehn bis etwas über 20 %. Hier existiert hohes Potenzial – ebenso wie bei der Möglichkeit, mit den Serviceanbietern zu verhandeln. Wer mit den Leistungsträgern von Flug, Bahnreise, Mietwagen und Unterkunft Vertragsverhandlungen eingeht, darf sich häufig über Rabatte oder Angebotspakete freuen, was sich speziell bei einem hohen Reisevolumen rechnet. Ist hierfür ein Ansprechpartner – der Travel Manager – vorhanden, verliert weder das Unternehmen noch der Serviceleistende den Überblick und es entsteht eine gewisse Vertrauensbasis.

Wer also ein gutes Travel Management hat, braucht nur noch die Koffer packen und die Dienstreise kann beginnen.