Neues Reisekostenrecht ab 01. Januar 2014 - was Arbeitnehmer wissen sollten

Wichtige Veränderungen

Der Gesetzgeber hat leider nur wenige Punkte des Reisekostenrechtes verändert. Ziel der Reform ist die steuerliche Gleichbehandlung der Arbeitnehmer. Ein Abbau der Bürokratie bei der Erfassung und Abrechnung von Reisekosten ist jedoch nicht gelungen.

Inhaltsverzeichnis

• 1. Begriff und Behandlung von Reisekosten
• 2. Wichtige Eckpunkte der Reform
  • 2.1. Die neue Definition der ersten Arbeitsstätte
  • 2.2 Neuregelungen zur Verpflegungspauschalen
  • 2.3 Änderungen der Abrechnung bei der Mahlzeitengestellung
• 3. Auswirkungen auf die Arbeitnehmer

1. Begriff und Behandlung von Reisekosten

Grundlegende Regelungen des Reisekostenrechtes bleiben auch im neuen Jahr bestehen. Als Reisekosten gelten alle Aufwendungen, die bei einer dienstlich veranlassten Fahrt entstehen. Dazu gehören die Kosten für die Fahrten mit dem PKW oder mit den öffentlichen Verkehrsmitteln, Übernachtungskosten, der Mehraufwand für die auswärtige Verpflegung bei einer längeren Abwesenheit sowie Nebenkosten. Dabei gibt es die Unterscheidung in Einsatzwechseltätigkeit und Dienstreisen schon jetzt nicht mehr. Reisekosten können vom Arbeitgeber im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften steuerfrei erstattet werden. Eine Pflicht dafür gibt es jedoch nicht. Erhalten Arbeitnehmer keine Rückzahlungen oder nicht in voller Höhe, so können sie die nicht übernommenen Kosten als Werbungskosten in ihrer Jahressteuererklärung berücksichtigen. Erste Pflicht für die Arbeitnehmer ist es daher, alle bezahlten Reisekosten zu belegen. Vereinbaren Sie mit Ihrem Arbeitgeber, welche Kosten er erstattet und informieren Sie sich, welche Richtlinien es im Unternehmen für die Abrechnung von Reisekosten gibt. Oft gibt es firmeninterne Vereinbarungen und Formulare, an die sich die Arbeitnehmer zu halten haben, wenn sie die Kostenerstattung beantragen möchten. Prüfen Sie nach der Auszahlung der Reisekosten, ob sie in voller Höhe erstattet worden sind. Nicht zu den Reisekosten zählen die Kosten für die Fahrten zur Arbeitsstellt. Diese sind nach wie vor als Entfernungspauschale im Rahmen des Jahressteuerausgleichs anzusetzen.

2. Wichtige Eckpunkte der Reform

2.1 Die neue Definition der ersten Arbeitsstätte

Vielen Arbeitnehmern ist der Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte aus ihrer Steuererklärung bekannt. Er wurde jedoch in der Gesetzgebung nie exakt definiert. Das führte zu immer neuen gerichtlichen Auslegungen des Begriffes. Mit der eindeutigen Definition einer ersten Arbeitsstätte wurde das jetzt beendet. Künftig ist der Arbeitgeber verpflichtet, eine erste Arbeitsstätte zu bestimmen. Diese liegt für den Mitarbeiter vor, wenn er eine ortsfeste betriebliche Einrichtung dauerhaft und regelmäßig aufsucht. Haben Mitarbeiter keine erste Arbeitsstätte, dann führen sie eine Auswärtstätigkeit aus. Arbeitnehmer sollten sich von ihrem Chef eine Bescheinigung über die erste Arbeitsstätte ausstellen lassen, denn diese hat erheblichen Einfluss auf die Abrechnung von Fahrtkosten. Bei der Entfernungspauschale werden zur Zeit 0,30 Euro je Entfernungskilometer berechnet. Die Entfernung ist die kürzeste Strecke zwischen der Arbeitsstätte und der Wohnung. Gelten Fahrtkosten dagegen als Reisekosten, können die Hin- und Rückfahrt geltend gemacht werden.

Hier einige Beispiele dazu:

Der Arbeitgeber legt eine erste Arbeitsstätte fest (zum Beispiel bei Mitarbeitern im Büro, in einer Werkstatt, in der Fabrikhalle).

-> Eine erste Arbeitsstätte liegt damit vor. Für die Fahrten zur Arbeit kann die Entfernungspauschale angerechnet werden.

Der Arbeitgeber kann keine erste Arbeitsstätte bestimmen. Die Tätigkeit des Mitarbeiters soll an der festen betrieblichen Einrichtung an mindestens 2 Tagen in der Woche oder in mindestens 1/3 der Arbeitszeit ausgeführt werden.

-> Es liegt eine erste Arbeitsstätte vor. Für die Fahrten zur Arbeit kann die Entfernungspauschale angerechnet werden.

Der Arbeitgeber kann keine erste Arbeitsstätte bestimmen. Die Tätigkeit des Mitarbeiters wird auch nicht an der festen betrieblichen Einrichtung an mindestens 2 Tagen in der Woche oder in mindestens 1/3 der Arbeitszeit ausgeführt werden.

-> Es liegt keine erste Arbeitsstätte vor. Es ist damit eine Auswärtstätigkeit. Die Fahrten zu den einzelnen Einsatzstellen sind Reisekosten, als solche können Hin- und Rückfahrten geltend gemacht werden.

Der Arbeitgeber legt eine erste Arbeitsstätte fest, weil die von ihm beschäftigen Mitarbeiter (zum Beispiel LKW-Fahrer, Bauarbeiter…) täglich zuerst in den Betrieb kommen und von hier aus zu wechselnden Einsatzstellen fahren. 

-> Es liegt eine erste Arbeitsstätte vor. Für die Fahrten zur Arbeit kann die Entfernungspauschale angerechnet werden.

-> Die Fahrten von der Arbeitsstätte zur Einsatzstelle sind dann Reisekosten.

Viele Arbeitgeber gewährten ihren Mitarbeitern steuerfreie Zuschüsse zu den Fahrtkosten, übernahmen zum Beispiel einen Teil des Jobtickets. Das ist auch weiterhin möglich, dennoch gibt es mit der Reform hier Nachteile. Künftig muss dieser Zuschuss auf die Entfernungspauschale angerechnet werden und verkürzt damit die Werbungskosten des Arbeitnehmers.

2.2 Neuregelungen zur Verpflegungspauschalen

Für die auswärtige Verpflegung werden den Arbeitnehmern erhöhte Verpflegungskosten zugestanden. Diese dürfen jedoch nicht in voller Höhe erstattet werden. Der Gesetzgeber hat dafür Verpflegungspauschalen eingeführt. Mit der Reform 2014 werden die Vorschriften vereinfacht. Künftig wird es nur noch zwei Pauschalen geben. Für mehrtägige Reisen innerhalb Deutschlands können nun täglich 24 Euro angesetzt werden. Für den An- und Abreisetag werden es dann 12 Euro sein, unabhängig von der Dauer der Abwesenheit von der Wohnung. Ist der Mitarbeiter länger als 8 Stunden unterwegs, beträgt die Verpflegungspauschale ebenfalls 12 Euro. Das erleichtert künftig die Abrechnung der Reisekosten deutlich. Die Höhe der genannten Pauschalen gelten in Deutschland, für das Ausland sind andere Beträge festgelegt worden.

Diese Regelungen gelten auch dann, wenn der Arbeitgeber die Reisekosten nicht ersetzt. Hier sollten also Mitarbeiter, die regelmäßig in anderen Betriebsstätten unterwegs sind und keine Reisekostenerstattung erhalten, alle Belege gut aufheben. Dienstlich veranlasste Fahrten lassen sich durch Einladungen, Fahrttickets und Kalenderaufzeichnungen nachweisen. Diese Reisekosten können sie in der Steuererklärung geltend machen.

2.3 Änderungen der Abrechnung bei der Mahlzeitengestellung

Die Gestellung von Mahlzeiten, also das Versorgen von Arbeitnehmern während ihrer Dienstreisen, wird ebenfalls neu geregelt. Übernimmt der Arbeitgeber einzelne Mahlzeiten, hatte er bisher die Wahl, einen geldwerten Vorteil pauschal der Lohnsteuer zu unterwerfen oder die Verpflegungspauschale zu kürzen. Die Versteuerung des geldwerten Vorteils entfällt jetzt, künftig muss die Verpflegungspauschale gekürzt werden, für das Frühstück um 20 Prozent und für das Mittag- und das Abendessen jeweils um 40 Prozent.

3. Auswirkungen auf die Arbeitnehmer

Da das neue Reisekostenrecht zum 01. Januar 2014 in Kraft tritt, sollten Arbeitnehmer mit häufigen dienstlichen Reisen sich jetzt schon darauf einstellen. Informieren Sie sich bei Ihrem Arbeitgeber, wie er das Gesetz umsetzt und klären Sie, ob Sie eine erste Arbeitsstätte haben. Das Finanzamt wird den Ansatz der Reisekosten als Werbungskosten nur dann anerkennen, wenn Belege vorgelegt werden. Ein Kalender, in dem über das Jahr alle wichtigen Daten vermerkt werden, hilft bei der Kontrolle der Auszahlungen der Reisekosten Ihres Arbeitgebers und bei der Erstellung der Steuerjahreserklärung.