Tag der offenen Tür im Reitverein planen - Teil II

Die Verpflegung

Ein ganz wichtiger Punkt ist die Verpflegung. Gerade wenn Sie das erste Mal einen Tag der offenen Tür veranstalten, lässt sich oft nur schwer absehen, wie viele Besucher kommen werden. Versuchen Sie trotzdem, eine ungefähre Anzahl zu schätzen. Überlegen Sie, wie viele Mitglieder im Showprogramm auftreten. Zumindest bei Kindern kommen oft nicht nur Eltern zum Zuschauen, sondern auch in der Nähe wohnende Großeltern oder Freunde. Wo haben Sie für Ihre Veranstaltung geworben? Nur unter Ihren Vereinsmitgliedern, im benachbarten Kindergarten, in der lokalen Presse?

Bei der Getränkeplanung achten Sie auf die Wettervorhersage. An einem kühlen 1. Mai werden Sie eher heißen Tee und Kaffee verkaufen. Steigt an Ihrem Tag der offenen Tür das Thermometer auf 25°C, sollten Sie genügend Getränke kalt stellen.

Vielleicht haben Sie auch die Möglichkeit, zumindest die Getränke auf Kommission zu kaufen und nicht benötigte Flaschen oder Kästen wieder zurückzugeben. So verringern Sie das finanzielle Risiko zumindest etwas. Wenn das nicht möglich ist – Brause, Säfte und Co. halten sich meist relativ lange und beim nächsten Arbeitseinsatz freuen sich alle Helfer über ein frisches Getränk.

Die meisten Reitvereine müssen sehr auf Ihre Finanzen achten, und können daher keinen professionellen Caterer beauftragen. Damit Ihre Besucher dennoch nicht mit knurrendem Magen den Hof verlassen, motivieren Sie Ihre Vereinsmitglieder. Viele Eltern und Pferdebesitzer sind gern bereit, einen Kuchen zu backen oder eine Schüssel Nudelsalat mitzubringen. Vielleicht finden sich auch einige Mitglieder, die zusammen einen großen Eintopf kochen. Wenn Sie dazu noch Grillwürstchen mit Brot anbieten, ist für jeden Ihrer Besucher etwas dabei.

Achten Sie darauf, dass Kuchentabletts stets abgedeckt sind und stellen Sie zumindest nicht benötigtes Grillgut und Salate mit Mayonnaise kalt. Welche lebensmittelhygienischen Vorschriften Sie im Einzelnen beachten müssen, erfahren Sie bei Ihrer Gemeinde oder dem zuständigen Veterinäramt.

Die Helfer

Am Tag der offenen Tür brauchen Sie nicht nur zahlreiche Teilnehmer, sondern auch viele Helfer. Überlegen Sie frühzeitig, welche Arbeiten rund um die Veranstaltung anfallen und wer welche Aufgaben übernehmen kann. Nach meiner Erfahrung brauchen Sie mindestens die folgenden Helfer:

- einen Sprecher, der durch das Programm führt

- jemanden, der die Musikanlage betreut

- jemanden, der rechtzeitig die Reiter vom Abreiteplatz zur Vorführung holt

- jemanden, der Fotos für die Vereinshomepage und einen Zeitungsartikel macht

- ausreichend Grillmeister, Kaffee- und Teekocher, Essen- und Getränkeverkäufer

- Helfer, die vor der Veranstaltung den Platz vorbereiten und Technik, Tische und Stühle aufbauen

- Helfer, die zwischen den einzelnen Programmpunkten den Platz umbauen und abäpfeln

- Helfer, die direkt nach der Veranstaltung alles wieder abbauen und aufräumen

Außerdem empfiehlt sich mindestens ein handwerklich begabter Helfer, der sich um die kleinen Pannen kümmert, die am Rande einer Veranstaltung immer mal passieren – von der rausgesprungenen Sicherung über die verstopfte Toilette bis zum zerrissenen Weidezaun.

Gerade bei einer Veranstaltung mit vielen Menschen und Pferden sollte immer ein Sanitäter vor Ort sein. Vielleicht hat ein Mitglied oder ein Elternteil eine entsprechende Ausbildung und übernimmt diesen Part. Auch ein Schmied und ein Tierarzt sollten im Ernstfall schnell erreichbar sein.

Die Werbung

Der Tag X ist da. Sie haben ein abwechslungsreiches Programm zusammengestellt. Das Kuchenbuffet ist gut gefüllt. Die Reiter stehen bereit. Musik ertönt. Und – kein Zuschauer ist da. Damit das nicht passiert, vergessen Sie bei all der Planung nicht, Ihre Umgebung über Ihre fantastische Veranstaltung zu informieren.

Machen Sie Aushänge am schwarzen Brett des Vereins und gestalten Sie Flyer. Fragen Sie nicht nur in Reitsportgeschäften, sondern auch in den Einkaufsmärkten oder Zeitschriftenläden der Umgebung, ob Sie dort für Ihren Tag der offenen Tür werben dürfen. In der Regel haben die Ladenbetreiber nichts dagegen, wenn Sie dort Flyer auslegen, die auf Ihre Veranstaltung hinweisen. Vielleicht dürfen Sie sogar einen Aushang anbringen.

Motivieren Sie die Vereinsmitglieder, Flyer in Kindergärten, Schulklassen oder unter Bekannten und Kollegen zu verteilen.

Bereiten Sie einen kurzen, knackigen Zeitungsartikel vor. Mit einem hübschen, lustigen Pferdebild als Hingucker versehen, schicken Sie den Artikel an die Lokalzeitungen und Anzeigenblätter.

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Einige regionale Radio- und Fernsehsender haben eine Rubrik, in der sie  regelmäßig Veranstaltungstipps geben. Rufen Sie an und fragen Sie, ob man dort Ihren Tag der offenen Tür ankündigt.