Was macht eigentlich eine Eventagentur?

Professionelle Eventplanung durch eine Agentur - Events für Mitarbeiter-Incentives, Produktpräsentationen oder Jubiläen.

Events haben vielfältige Hintergründe

Es gibt die verschiedensten Gründe für einen Event. Hier kann es sich um ein Firmenjubiläum handeln, die Einführung eines neuen Produktes oder eine kleine Belohnung für die Belegschaft. Eines haben diese Veranstaltungen jedoch alle gemeinsam. Sie prägen sich in der Regel positiv beim Besucher oder Teilnehmer ein und hinterlassen einen guten Eindruck. Zumindest sollte das so sein. Damit sich dieser Effekt auch wie geplant einstellt, werden Profis für die Planung und Durchführung eines solchen Events gebucht.

Hier tritt die Eventagentur auf den Plan

Diese Agenturen haben sich auf die Ausrichtung von solchen Events spezialisiert und verhelfen dem Auftraggeber zu einem gelungenen Ablauf einer solchen Veranstaltung. Bei einer solchen Planung gibt es viele Einzelheiten, die beachtet werden müssen, damit die Party oder Präsentation auch den gewünschten Erfolg erzielt und nicht das Gegenteil bewirkt. Die Veranstaltung kann noch so gelungen sein, hinterlässt aber einen negativen Eindruck, wenn man vergessen hat die entsprechende Werbung und Promotion zu machen und es an Besuchern mangelt.

Die Event Location

Wo soll die Veranstaltung statt finden? Auf dem Firmengelände, im Freien oder an einem ganz besonderen Ort? Auch im Bereich der Location Auswahl ist die professionelle Eventagentur, wie z.B. instyleproductions, behilflich. Das sogenannte Location Scouting ist ebenfalls ein Aufgabenbereich, der in das Angebotsportfolio der Eventspezialisten gehört.

Das Rahmenprogramm

Welcher Anlass ist gegeben? Diesbezüglich gibt es die verschiedensten Möglichkeiten beispielsweise ein Mottoevent zu planen. Eine Beachparty, ein typisch bayerisches Oktoberfest oder die Gruselvariante an Halloween. Hier werden dann spezifische Dekorationen und Locationgestaltungen erforderlich. Je nach erwartetem Publikum gestaltet sich auch das Programm. Erwartet man zum größten Teil Familien, die ihre Kinder mitbringen, dann macht ein Beiprogramm in Form eines gesonderten Spielbereiches, einer Kinderhüpfburg oder eines Kinderclowns zur Belustigung der kleinen Besucher durchaus Sinn.

Die Personalplanung ist ein wichtiger Bestandteil

Wie viel Personal benötigt man und wo bekomme ich qualifiziertes Personal her?
Auch die Personalplanung gehört zu den grundlegenden Aufgaben einer Eventagentur, damit die Veranstaltung in positiver Erinnerung bleibt. Die beste Party hinterlässt einen negativen Beigeschmack, wenn man als Gast z.B. an der Theke in langen Schlangen auf Getränke warten muß, weil das Personal unterbesetzt oder einfach aus Mangel an Erfahrung schlichtweg überfordert ist.

Partykiller: Fehldisposition der Getränke oder Speisen

Es liegt in der Natur des Menschen, dass 95% einer Veranstaltung perfekt sein können, aber sich über die 5%, die schief gelaufen sind, aufgeregt wird und im Kopf förmlich "kleben" bleiben. Besonders tragisch ist die falsche Disposition von Speisen oder Getränken. Gehen während einer Veranstaltung die Getränke aus, weil falsch geplant wurde, dann bedeutet dies fast zwangsläufig das abrupte Ende eines Events. Auch hier sollte man auf die Erfahrung einer Eventagentur wie instyleproductions bauen, die einen solchen Fauxpas von Beginn an ausschließt. Hat man einen veranstaltungserfahrenen Partner an seiner Seite, dann kann bei einem geplanten Event nichts mehr schief gehen.

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