Was macht eigentlich eine virtuelle Assistenz? Und wo finde ich solche Freelance

Die Arbeitswelt verändert sich durch das Internet und die Digitaliserung und neue Berufe entstehen. Einer davon ist die virtuelle Assistenz

Viele Unternehmer und Solopreneure kennen das: Die Ablage quillt über, die Buchhaltung müsste dringend erledigt und der Newsletter verschickt werden und die Website könnte einen Relaunch vertragen. Dafür ist aber eigentlich keine Zeit, denn es gibt dringende Kundenaufträge, die abgearbeitet werden müssen. Es gibt einfach Dinge, die im täglichen Geschäftsleben gefühlt sehr viel wichtiger sind als das Backoffice. Doch spätestens, wenn die Abgabe der Umsatzsteuer droht, bricht bei vielen Solopreneuren große Hektik aus (ich bilde da übrigens keine Ausnahme). Dabei gibt es eine einfache Lösung.

Warum eigentlich eine virtuelle Assistenz

Virtuelle Assistenzen sind selbständige Dienstleister, die ihre Tätigkeiten remote erledigen. Den einen virtuellen Assistenten gibt es übrigens nicht. Eine*r bietet beispielsweise Buchhaltung und/oder Backoffice an, die oder der nächste hat sich auf Webdesign oder Texterstellung spezialisiert. Oft findet man auch digitale Nomaden unter den VA's, die ortsunabhängig arbeiten. Gerade bei Solounternehmern und kleinen Unternehmen nehmen die Verwaltungsaufgaben eigentlich nicht so viel Zeit in Anspruch, dass es sich lohnen würde, extra dafür jemanden fest beziehungsweise auf Minijob einzustellen. Eine virtuelle Assistenz kann entweder stundenweise oder projektbezogen beauftragt werden.

Wo finde ich als Unternehmer eine virtuelle Assistenz?

Bevor man eine virtuelle Assistenz engagiert, sollte man sich als Unternehmer darüber klar sein, welche Aufgaben man überhaupt abgeben möchte. Das Aufgabenfeld, dass eine VA übernehmen kann, ist wirklich riesig. Das können einfache Recherchearbeiten sein oder eine simple Datenerfassung, aberauch komplexe Tätigkeiten wie die (virtuelle) Buchhaltung, die Überarbeitung der Homepage. Es gibt für fast jeden Unternehmensbereich eine spezialisierte VA. Umsind Freelancer-Plattformen wie die Jobplattform va-finden.de oder die va vermittlung eine enorm große Hilfe. In einem persönlichen virtuellen Gespräch kann man als Auftraggeber die Fachkompetenzen noch einmal genauer abklopfen.
Ebenso merkt man in einem solchen Gespräch in der Regel, ob die Chemie stimmt - auf beiden Seiten. Das ist für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit enorm wichtig.
Die meisten VA's haben einen kaufmännischen Background, was gerade für die klassischen Bürotätigkeiten ein enormer Vorteil ist.

my happy place(s) (Bild: Timothy Valentine / Flickr)

Der Stundensatz

Eine virtuelle Assistenz ist in der Regel selbständig und muss von ihrem beziehungsweise seinem Einkommen die Lebenshaltungskosten bestreiten - egal ob digitaler Nomade oder nicht. Es gibt bestimmte Plattformen, die Dienstleistungen für ab 5 Euro oder in der Stunde anbieten. Dabei sollte man im Hinterkopf behalten, dass von diesem Geld auch noch der Stundenlohn der VA's bezahlt werden muss. Was dann bei den Menschen ankommt, die für eine solche Plattform arbeiten (müssen), kann sich jeder an fünf Fingern abzählen. Deswegen plädiere ich an dieser Stelle dafür, lieber einen vernünftigen Stundensatz zu zahlen, mit dem man auch als Freelancer gut leben kann. Außerdem kostet der Einsatz eines Freelancers in der Regel immer noch weniger als eine Festanstellung. Man spart sich beispielsweise sämtliche Sozialversicherungsbeiträge (diese trägt der Freiberufler selbst) und man muss keine Krankheits- und Urlaubstage bezahlen. On top arbeiten virtuelle Assistenzen, wie der Name schon verrät, remote. Man spart sich also auch die Einrichtung eines Arbeitsplatzes.

An dieser Stelle noch einmal ein kleiner Nachtrag zum Thema Stundensatz: Genauso wie Sie für ihre Arbeit angemessen bezahlt werden möchten, wollen auch Freelancer gerecht entlohnt werden. Eine gute VA hat durchaus ihren Preis, der aber gerechtfertigt ist. Es gibt da ein schönes Sprichwort: "Wer billig kauft, kauft teuer und zahlt zweimal."

Die Einsatzdauer einer virtuellen Assistenz

Der große Vorteil einer VA ist, dass sie äußerst flexibel ist. In der Regel sind die Freiberufler*innen es auch gewöhnt, dass das Arbeitspensum teilweise stark schwanken kann, vor allem wenn sie oder er schon länger als virtuelle Assistenz tätig ist.

Es ist auch nicht ungewöhnlich, wenn es sich beim Einsatz um eine Krankheits- oder Urlaubsvertretung handelt. Allerdings sollte man als Auftraggeber die Arbeitszeiten und Einsatzdauer immer im Vorfeld klar vereinbaren, damit es hinterher keine Irritationen gibt. Außerdem können so beide Parteien besser planen.

Warum das Briefing so wichtig ist

Ein Thema, das bei der Zusammenarbeit mit einer VA extrem wichtig ist, ist das Briefing. Denn so erfahren eine virtuelle Assistenz auch ist, arbeiten im "blindflug" ist extrem doof.

Im Briefing sollten die Aufgaben stehen, die der Freelancer zu erledigen hat. Ebenfalls sollten ggf. Deadlines festgelegt werden.

Je ausführlicher die Aufgaben im Briefing erklärt werden, umso schneller kann sich die VA auch in das Aufgabengebiet einarbeiten. Das ist ein Vorteil für beide Seiten, vor allem weil so Frust und vermeidbaren Fehlern vorgebeugt wird. Das Briefing sollte natürlich besprochen werden, falls Fragen auftauchen. Zudem sollten vor Arbeitsbeginn alle Zugänge freigeschaltet sein. Auch eine kurze Einweisung in die Unternehmenskultur ist vor Arbeitsbeginn von Vorteil.