Wie fertigt man ein Protokoll an?

Ein gutes Protokoll sorgt für Sicherheit beim weiteren Vorgehen. Es soll bisherige Ergebnisse und Beschlüsse getreu wiedergeben und sorgt für den gleichen Wissenstand aller Beteiligten.

Schon die alten Römer wussten um die Notwendigkeit der genauen Protokollierung. Für die Protokolle war im römischen Senat ein Actuarius, ein Protokollführer, fest angestellt. Er sorgte für die akkurate Niederschrift von Senatsbeschlüssen. Sein Amt übernahmen die Senatoren lediglich dann selbst, wenn es sich um einen geheimen Beschluss, den actum tacitum, handelte. Der Begriff des Actuar war für Gerichtsschreiber im deutschen Rechtswesen noch bis in das 19. Jahrhundert bekannt und ist im Kirchenrecht noch heute gebräuchlich.

Der Sinn von Protokollen

Protokolle werden beispielsweise angefertigt für Seminare und Unterrichtsstunden in Schule und Studium, für Konferenzen, Diskussionsveranstaltungen und Besprechungen jedweder Art und für die Jahreshauptversammlungen von Vereinen, Verbänden und Parteien. ( Ein Protokoll eines Verkehrsteilnehmers durch einen Polizisten ist in diesem Zusammenhang nicht gemeint ). Ein Protokoll soll den Inhalt der Veranstaltung und mögliche Beschlüsse genau festhalten und hilft allen Anwesenden, aber auch und besonders den abwesenden Teilnehmern. Die Anwesenden sollen sich an den Verlauf und Ergebnisse der Veranstaltung erinnern und die Veranstaltung nachvollziehen, Nichtteilnehmern der Veranstaltung vermittelt das Protokoll den aktuellen Wissenstand.

Was passiert mit den Protokollen?

Protokolle dienen immer der späteren Dokumentation. Unterrichtsstunden und Seminare bauen schrittweise auf ihnen auf und Wortprotokolle von Konferenzen und Diskussionsveranstaltungen erscheinen für die breite Öffentlichkeit oft später als Broschüre oder in Buchform. Interne Veranstaltungen von juristischen Personen wie Vereinen und Verbänden sollen wichtige Beschlüsse der Gremien wiedergeben und dienen der Dokumentation nach außen. So müssen zum Beispiel Satzungsänderungen von Vereinen und Wahlen in Vorständen beim Vereinsregister angemeldet und dort eingetragen werden. Das Vereinsregister wird beim zuständigen Amtsgericht geführt.Es ist sehr sinnvoll, den Teilnehmern, wenn die Zeit es hergibt, das Protokoll zuzusenden und bei der nächsten Zusammenkunft des gleichen Gremiums das Protokoll in der vorliegenden Form oder mit den eventuellen Anträgen auf Änderung einzelner Passagen genehmigen zu lassen.

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Die äußere Form eines Protokolls

Protokolle sollen immer nach einer starren äußeren Form gefertigt werden:

Aus dem Anfang eines Protokolls muss sich stets ergeben, um welche Veranstaltung oder welches Seminar es sich handelt ( Protokoll des psychologischen Seminars der Fachschaft Psychologie der A-Universität........oder Protokoll der Jahreshauptversammlung des Karnevalsvereins "Rote Nase" in A-Stadt). Wird ein Protokollführer aus der Mitte der Anwesenden gewählt, sollte sich auch das mit der Stimmenzahl seiner Wahl aus dem Protokoll ergeben.

Des weiteren müssen ersichtlich sein das Datum, Beginn und Ende der Sitzung, Veranstaltungsort, Anwesende (möglichst mittels dem Protokoll beigefügter Anwesenheitsliste, in die sich alle Teilnehmer eingetragen hatten), Leitung der Sitzung und Thema oder Tagesordnung mit eventuellen Anlagen. Hauptteil eines Protokolls ist der Verlauf der Sitzung und die Wiedergabe von Beschlüssen mit den genauen Abstimmungsergebnissen. Das Ende eine Protokolls zieren die Unterschriften, links der Veranstaltungsleiter und rechts der Protokollführer sowie Ort und Datum der Anfertigung des Protokolls.

Die wichtigsten Gemeinsamkeiten unterschiedlicher Protokollarten

Allen Protokollarten liegt der Gedanke zugrunde, dass ein Protokoll genau, vollständig und übersichtlich gegliedert, vor allen Dingen neutral sein soll. Ein "ich" darf im Protokoll nicht vorkommen. Die Meinung des Protokollanten hat im Protokoll nichts zu suchen, es sein denn, es handelt sich um die Wiedergabe seiner Wortmeldung während der Veranstaltung. Protokolle reproduzieren und geben das real Geschehene wieder.

Deshalb werden Protokolle, von ganz seltenen Ausnahmen abgesehen, grammatikalisch stets im Präsens formuliert und zeichnen sich durch eine knappe und sachliche Wortwahl und Darstellung aus.

Das Wichtigste ganz zum Schluss: Protokolle sollten möglichst sofort, spätestens am nächsten Tag nach der Veranstaltung angefertigt und versandt werden. Je schneller das Protokoll versandt ist, desto geringer werden Änderungswünsche wach. Das ist sehr menschlich, denn wer erinnert sich genau an Äußerungen, die vor einigen Tagen oder gar Wochen getätigt wurden. Dann aber kommen Zweifel am Protokoll und somit Änderungswünsche erst richtig auf.

Die wichtigsten unterschiedlichen Arten eines Protokolls

Außer im Deutschen Bundestag sind Wortprotokolle nicht notwendig und für den Protokollanten auch oft nicht zumutbar. Schließlich soll der Protokollführer nicht jedes Wort möglichst in Steno mitschreiben, sondern sich die wichtigsten Stichworte und die dazugehörigen Diskutanten notieren.

Die Bezeichnung "Wortprotokoll" stimmt nicht ganz, denn Äußerungen wie "Äh" oder Wiederholungen von "und" und "ja" enthält auch ein Wortprotokoll nicht.

Im Bereich von Schule und Studium am üblichsten sind Verlaufs- oder Ablaufsprotokolle, die den Verlauf – auch einen nicht ganz gerade erfolgten Verlauf - und mögliche Ergebnisse einer Sitzung genau wiedergeben. Diskussionsbeiträge sind in der realen Reihenfolge im Protokoll zu dokumentieren. Schweift ein Diskutant mit seinem Wortbeitrag vom Thema ab, ist es nicht Aufgabe des Protokollführers, diesen Beitrag zu optimieren. Wortbeiträge werden, wenn überhaupt, in indirekter Rede wiedergegeben.

Ergebnisprotokolle verzichten auf einzelne Wortbeiträge und geben nur die Beschlüsse und eventuelle andere wichtige Ergebnisse der Sitzung wieder.

Protokolle in Schule und Studium werden Unterrichtsprotokolle genannt und sind ein Mittelding aus Verlaufsprotokollen und Ergebnisprotokollen. Trends von Äußerungen können zusammengefasst werden, auch wenn sie zeitlich nicht direkt aufeinander folgten.