Ob an Weihnachten oder zum Geburtstag: Persönliche Glückwünsche und Grüße per E-Mail verschicken

Kleiner E-Mail-Knigge

Warum lohnt es sich, die wichtigsten "Benimmregeln" für die E-Mail-Kommunikation zu beachten?

• Gerade weil viele E-Mails einen eher nachlässigen Eindruck machen (oft wird auch der Begriff "schlampig" verwendet), lohnt es sich umso mehr, mit einer sorgfältig und korrekt abgefassten Nachricht zu zeigen, dass man sich auch für eine E-Mail Mühe gegeben und Zeit genommen hat.

• Vorsicht! - In einer Studie wurde festgestellt (siehe unten), dass gerade die elektronische Kommunikation ganz besonders häufig für Missverständnisse sorgt. Deshalb ist es hier sehr wichtig, klar und sorgfältig zu formulieren.

• Auch die elektronische Kommunikation dient der "Beziehungspflege": Eine gute Chance, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.

• Kein Potenzial verschenken, das wäre schade: Selbst wenige schlichte Textzeilen - wenn man die richtigen Worte wählt - können dem Empfänger ganz besondere Freude machen.

1) Ist E-Mail wirklich das geeignete Medium für meinen Glückwunsch oder meine Grüße?

Stimmt, E-Mail ist heutzutage ein absolut gängiger Kommunikationsweg, doch: Nicht jeder freut sich über elektronische Post.

Der eine mag den Geburtstagsglückwunsch am Telefon vorziehen, wieder ein anderer hat es vielleicht lieber, wenn der Gratulant persönlich vorbeischaut.

Auch einen persönlichen Brief oder eine Glückwunschkarte per "Schneckenpost" (wie die Amerikaner sagen) kann man weitaus flexibler gestalten als eine einfache E-Mail.

Und: Es gibt immer noch Menschen, die mit Computer und Internet nicht viel anzufangen wissen.

2) Wie man eine E-Mail (nicht) gestalten kann

Viele Gestaltungsmöglichkeiten bietet eine E-Mail nicht:

• Smilies versuchen zwar Emotionen zu vermitteln und eine einfache Textbotschaft ein bisschen aufzulockern, doch nicht bei jedem kommen sie (wortwörtlich genommen) gut an. Erstens kann nicht jedes E-Mail-Programm Smilies (in Form eines Icons) erkennen und zweitens werden die kleinen "Stimmungsmacher" zuweilen auch als kindlich bzw. kindisch interpretiert.

• Hintergründe bzw. HTML-Formatierungen sollte man (so auch die gültige Netiquette) lieber weglassen. Viele E-Mail-Nutzer ziehen reine Textnachrichten vor, HTML-Botschaften können nicht von jedem E-Mail-Programm ohne Probleme erkannt werden und außerdem machen sie die E-Mail umfangreicher, was ebenfalls Probleme für den Empfänger verursachen könnte. Deshalb: Weniger ist hier auf jeden Fall mehr. Oder doch immerhin sicherer.

• Mit E-Mail-Anhängen (Fotos, Grafiken, Audio-Dateien, etc.) sollte man generell sehr vorsichtig sein, denn die weiß längst nicht jeder Empfänger zu schätzen - oder auch nur zu öffnen. Jeder E-Mail-Anhang birgt ein potentielles Risiko für den Empfänger.  

3) Nur die Worte zählen

"Eine schlichte, schnelle Textnachricht vermittelt nicht gerade den Eindruck besonderer Zuwendung", schreibt Glückwunsch-Expertin Inge Wolff im GU-Ratgeber "Herzlichen Glückwunsch".

Wenn einem aber für einen E-Mail-Gruß nur einfacher Text bleibt, dann ist es natürlich umso wichtiger, die richtigen Worte zu wählen: Denn die stehen hier ja sozusagen gänzlich "ungeschminkt" im Mittelpunkt.

Wie man stilsicher, originell und zu jedem Anlass passend gratuliert und formuliert, könnt ihr übrigens im oben erwähnten GU-Ratgeber der Expertin nachlesen.

Auch in meinen Artikeln (siehe unten) oder auf meiner Website findet ihr viele praktische Anregungen rund um das Thema Glückwunsche, persönliche Briefe und Co.

Wie man eine schlichte E-Mail-Botschaft bereichern kann:

• Zitate nutzen und mit den eigenen Worten an die fremden Worte anknüpfen: Zitate sind auch in einer E-Mail (gut abgesetzt und korrekt formatiert) ein "Hingucker". Wer mit einem originellen, humorvollen oder inspirierenden Zitaten in eine E-Mail einsteigt, sichert sich gleich die Aufmerksamkeit des Empfängers.

• Auch ein (kurzes) Gedicht, ein Spruch oder ein passender Liedtext lassen sich in eine E-Mail gut einfügen - auch hier gilt wie oben erwähnt: Bitte mit den eigenen Worten ergänzen.

• Selbst in einer schlichten Text-E-Mail kann man mit "Wortbildern" spielen. Ein einfaches Beispiel seht ihr im Bild unten.

• In einer Glückwunsch- oder Gratulations-E-Mail kann man weitere Aktivitäten oder Überraschungen ankündigen: "Dieses Jahr schaffe ich es leider nicht, an deinem Geburtstag persönlich in Paggewitz vorbeizuschauen, Johanna. Aber bei meinem nächsten Besuch lade ich dich ins "Café Lindner" ein und habe außerdem noch eine ganz besondere Überraschung, die dich bestimmt begeistern wird..."

• Wer persönliche Glückwünsche per E-Mail verschickt und weiß, dass der Empfänger das Internet auch privat nutzt, der kann passende Verlinkungen in die E-Mail einfügen - vorausgesetzt, es handelt sich dabei um sichere Websites. Für Geburtstagsgrüße bietet sich z.B. YouTube an: Eine witzige Video-Botschaft (siehe unten) lockert eine Geburtstags-E-Mail auf, ein Hundefreund freut sich sicher über ein "gebelltes" Geburtstagsständchen und wer eigene Videofilme bei YouTube hochlädt, der macht damit Oma und Opa in der Ferne garantiert eine Freunde. 

4) Netiquette bzw. E-Mail-Etikette beachten

Die wichtigsten Regeln auf einen Blick:

• klarer und eindeutiger Titel im Betreff ("subject"), schließlich soll der lieb gemeinte Geburtstagsgruß ja nicht versehentlich im Spam-Filter landen... Mit einem konkreten Begriff im Titel lassen sich archivierte Botschaften später auch besser wiederfinden.

• eine freundliche Anrede ist ein Muss - und nein, "Hallo!" ist da in der Regel nicht ausreichend...

• Groß- und Kleinschreibung verwenden

• Aber: nicht ausschließlich in GROSSBUCHSTABEN schreiben (gilt in der elektronischen Kommunikation als "schreien" - und ist außerdem nicht gut zu lesen)

• keine Abkürzungen verwenden

• möglichst prägnant formulieren

• auf eine gute Gliederung (Absätze, Paragraphen) achten

• möglichst nicht mehr als 70 Zeichen pro Zeile verwenden

• keine überstürzte E-Mail verschicken, sich Zeit für die Formulierung nehmen

• korrekt formulieren, auf Rechtschreibung und Grammatik achten und vor dem Versenden sorgfältig durchlesen

• E-Mail wie einen "echten" Brief formulieren

• vorsichtshalber bedenken: Wer könnte die E-Mail (z.B. am Arbeitsplatz) auch noch lesen?

Übrigens ...

E-mail/Email/E-Mail gehört zu den Begriffen, die am häufigsten falsch geschrieben werden.

Richtig ist: E-Mail

Falsch ist: Email

Auch korrekt ist die Kurzform: Mail

Vorsicht! - Die Tücken elektronischer Kommunikation

In einer Studie zum Thema elektronische Kommunikation wurde vor einiger Zeit folgendes festgestellt:

• Die meisten E-Mail-Verfasser glauben, ihre Botschaft so klar zu formulieren, dass es beim Empfänger keine Missverständnisse gibt - das stimmt aber nur in 50% der Fälle, denn: Wir haben tatsächlich nur eine Chance von 50%, den Ton einer E-Mail korrekt zu deuten.

• Warum ist das so schwierig? - E-Mail kann Emotionen nicht ausreichend übermitteln, denn zwei wichtige Aspekte fehlen: Mimik und Tonlage der Stimme.

• Ein weiteres Problem: Viele Menschen reagieren auf E-Mail-Nachrichten schnell und flüchtig, deshalb kommt es beim Verfassen der Antwort auch eher zu Nachlässigkeiten.

Regelzwang für persönliche Kommunikation?

Es gibt Menschen, die sich ärgern, dass man selbst bei informellen E-Mail-Nachrichten Rechtschreibregeln beachten soll - wenigstens hier dürfe man die Sache doch mal etwas lockerer sehen...

E-Mail, so schnell und unkompliziert, sei doch eben etwas anderes. Und Hauptsache, die Botschaft stimmt.

Und dann gibt es Menschen, die sich ärgern, wenn sie nachlässig formulierte und formatierte E-Mail-Nachrichten erhalten und die auch in der elektronischen Kommunikation die Einhaltung von Rechtschreib- und Grammatikregeln für wichtig halten.

Zu welcher Gruppe gehört ihr?

Natürlich muss man sich für persönliche Grüße und informelle Kommunikation nicht zwangsläufig an den oben erwähnten Regeln orientieren, doch wer sie beherzigt, zeigt dem Empfänger, dass er sich beim Verfassen der elektronischen Grüße ein bisschen Zeit genommen und Mühe gegeben hat.

Das kommt meist besser an als einige flüchtig "hingetippte" Zeilen nach dem Motto:

hey
frohe weihnachten und einen guten rutsch
mfg
TOM